Подорожні листи

Модуль обліку подорожніх листів є основним модулем в роботі системи Облік автотранспорту. В ньому проводиться щоденна робота по обліку. Проводиться створення чернетки подорожнього листа, робота з ним та закриття подорожнього листа.

Для комфортної роботи можна провести налаштування по пункту меню Сервіс / Налаштування. Відкривається вікно Налаштування користувача, в якому необхідно встановити відмітки та визначитись:

  • Використовувані види подорожніх листів і програма розрахунку параметрів за замовчуванням обрати необхідний вид подорожніх листів :Вантажний автомобіль, Легковий автомобіль, Автобус, Загальний;
  • Денна норма часу для багатоденних ПЛ;
  • Час обіду (зменшує час роботи);
  • Параметр Застосовувати для всіх користувачів відмічається, якщо необхідно застосувати вибрані налаштування для всіх користувачів системи;
  • Параметр Заборонити введення звільнених водіїв встановлюється для комфорту роботи та унеможливлює при формуванні подорожніх листів обрати звільнених водіїв;
  • При необхідності встановлюється параметр Не завантажувати ПЛ з нульовим часом в модуль «Облік роботи автотранспорту». При включеному параметрі в табелі автотранспорту не показуються закриті ПЛ, час роботи яких дорівнює нулю;
  • При необхідності встановлюється параметр Не проводити перерахунок показань спідометра з повернення в гараж при редагуванні графіка роботи для багатоденних ПЛ;
  • При необхідності встановлюється параметр Не проводити перерахунок часу роботи при повторному вході в ПЛ;
  • При необхідності встановлюється параметр Не оновлювати спідометр і залишки палива з останнього закритого ПЛ. Якщо параметр не встановлено, то при кожному вході в подорожній лист спідометр і залишки оновлюються. Оновлення відбувається при вході в ПЛ, а не при виході. Якщо більше немає необхідності заходити в ПЛ, то можна його закрити і показання спідометра будуть збережені. Якщо параметр встановлено, то будуть зберігатися показання спідометра при поверненні і залишки не оновлюватися. Параметр регулюється вибором Не оновлювати спідометр і залишки палива, Не оновлювати спідометр або Не оновлювати залишки палива;
  • Параметр Не обнуляти пробіг при оновленні спідометра;
  • Параметр Облік відкритих ПЛ при оновленні;
    Примітка: При відключеному параметрі Застосовувати для всіх користувачів параметри для роботи з оновленням залишків по паливу і спідометру діють в розрізі кожного користувача;
  • При необхідності встановлюється параметр «Роздільне» оновлення спідометра і залишків по Ctrl + F2 на вкладках;
  • Визначається Використання клавіші Ins при введенні завдання водієві для Власних або Зовнішніх ТТН;
  • Налаштовується заборона на створення ПЛ для автомобілів, що знаходяться: У ремонті, На ТО-1, На ТО-2, В оренді, В експлуатації по відкр. ПЛ;
  • Встановлюється Одиниця виміру ваги вантажу (для ситуацій, коли вага брутто задана не в тонах).
Примітка: При встановленні одиниць виміру ваги вантажу в Налаштуваннях користувача у Подорожньому листі на вкладці Вантаж при виборі Витратних товарних накладних буде виконаний перерахунок в одиниці виміру, задані в налаштуванні реєстру подорожніх листів.

Для зручності роботи подорожні листи поділяються по журналах. По комбінації клавіш Shift + Ins подорожні листи переміщаються між однотипними журналами (однозмінний або двозмінний). По комбінації клавіш Ctrl + F3 при встановленні курсору на полі журналу здійснюється автоматичне відкривання списку журналів.

Якщо Подорожній лист знаходиться в реєстрі Двозмінний журнал подорожніх листів, то по комбінації клавіш Alt + 1 (1 зміна) і Alt + 2 (2 зміна) здійснюватися перемикання режиму позмінного введення реквізитів подорожнього листа.

В реєстрі подорожніх листів по пункту меню Реєстр / Планування виїзду або по комбінації клавіш Alt + D відкривається вікно Планування виїздудля подорожнього листа, в якому здійснюється планування виїздів водія на дату.

Створення подорожнього листа проводиться в залежності від технології роботи підприємства або на підставі планування виїзду, завдання водіям або в ручному режимі в реєстрі по клавіші Ins або пункту меню Реєстр / Створити. Новий подорожній лист також можна створювати з наявного подорожнього листа по клавіші F5 шляхом копіювання його. Подорожній лист містить кілька вкладок:

  • Заголовок – загальні відомості про водія і автомобіль;
  • Робота – дані про часові показники роботи автомобіля і водія та дані спідометру. Свідчення спідометру беруться автоматично з попереднього подорожнього листа, якщо на даному підприємстві це авто виїжджає в рейс перший раз, то тоді показники спідометру вносяться вручну;
  • Паливо – дані про видачу і витрату палива. Підтягуються автоматично, залежно від видів палива, що використовується цим автомобілем, і внесені до налаштувань довідника Моделі автомобілів. Поле Залишок початковий заповнюється автоматично з попереднього подорожнього листа;
  • Вантаж – список накладних, на підставі яких здійснюється перевезення вантажу, і загальні вагові характеристики вантажу;
  • Завдання – вкладка доступна тільки в подорожніх листах, які були сформовані через завдання водієві;
  • Графік – вкладка стає доступною для багатоденних подорожніх листів;
  • Поля користувача – вкладка доступна, якщо поля попередньо налаштовані в системі Адміністратор.

Існує можливість формування подорожнього листа в реєстрі подорожніх листів по відмітках зі списку автомобілів. Для цього перебуваючи в реєстрі подорожніх листів потрібно по комбінації клавіш Alt + Ins відкрити список автомобілів. Потім за допомогою клавіші Пробіл відзначити необхідний автомобіль і по клавіші Ctrl + Enter або по пункту меню Правка / Вибрати сформувати подорожній лист при цьому заповнивши всі необхідні вкладки.

При створенні подорожній лист отримує статус Відкрито і доступний для модифікації. Після проведення всіх розрахунків подорожній лист, для захисту даних від модифікації, закривається. Закриття проводиться за пунктом меню Реєстр / Закрити подорожній лист або комбінації клавіш Alt + F5.

Закриті подорожні листи виділені в реєстрі чорним кольором, відкриті - синім. У вікні запиту закриття подорожнього листа для автоматичного контролю фактичних витрат ПММ і правильного формування залишків ПММ відзначаються параметри: Оновлювати залишки палива з попереднього закритого подорожнього листа і Перерозподіл фактичних витрат по рядках видачі/залишків.

У вікні створення подорожнього листа перебуваючи на будь-який вкладці, крім вкладки Завдання водія, по комбінації клавіш Alt + H здійснюється автоматичний перехід на вкладку Поля користувача. За комбінації клавіш Alt + цифра (цифри від 1 до 8) здійснюється швидке переключення вкладок подорожнього листа.

При необхідності повторне відкриття подорожніх листів проводиться за пунктом меню Реєстр / Відкрити подорожній лист або по комбінації клавіш Ctrl + F5.

Для групового закриття і відкриття подорожніх листів клавішею Пробіл відзначаються необхідні подорожні листи, і виконується відповідна команда по пункту меню Реєстр / Відкрити / Закрити подорожній лист.

При необхідності, в програмі є можливість прив'язки шаблона друкованої форми подорожнього листа до типу автомобіля. Прив'язати шаблон до типу подорожнього листа можна в модулі Налаштування на вкладці Довідники / Типи автомобілів. Запуск на друк одночасно декількох звітів подорожніх листів здійснюється в реєстрі подорожніх листів. Для цього необхідно в реєстрі подорожніх листів відзначити потрібні подорожні листи і натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + F9. На друк виведуться звіти подорожніх листів відповідно до прив'язаних шаблонів до типу автомобіля.

Якщо в реєстрі подорожніх листів необхідно бачити кількість надрукованих копій подорожнього листа, то при налаштуванні реєстру потрібно додати поле Надруковано (sAtpRstPrnQt) в Реквізити запиту на вкладці Структура. Після цього в реєстрі подорожніх листів з'явиться колонка Надруковано копій.

Якщо в реєстрі подорожніх листів необхідно бачити тип подорожнього листа і марку найменування, під час налаштування реєстру потрібно додати поля в Реквізити запиту на вкладці Структура. Поля: Тип подорожнього листа - відповідає екранній формі подорожнього листа при редагуванні; Тип марки найменування – відповідає типу автомобіля, для якого зроблена прив'язка друкованої форми.

Примітка: Не відкривайте подорожні листи, що входять в пачки подорожніх листів.
Примітка: Не відкривайте подорожні листи, за якими інформація про пробіг вже передана в систему Обліку основних засобів. Відкриття подорожнього листа можливо тільки при видаленні відомості амортизації, в якій вказано цей пробіг.

Комплекс надає можливість щодня вводити дані про температуру повітря в розрізі автопідприємств. Це необхідно, якщо підприємство в обліку автотранспорту користується спеціальними (для користувача) програмами для розрахунку норм витрат палива. Значення температури вводяться за допомогою пункту меню Реєстр / Температура повітря або з використанням комбінації клавіш Alt + T. У вікні Температура повітря задається Дата, Температура, град. в Зміну 1 та Зміну 2. По кнопці Застосувати всі введені дані по температурі повітря зберігаються в базі постійно. По кнопці Температура за період обирається значення з довідника температур на дату.

Дана можливість доступна тільки при наявності відміченого параметру Облік температури в розрізі автопідприємств на вкладці Параметри модуля Налаштування.

По пункту меню Реєстр / Калькуляція або комбінації клавіш Alt + G задається калькуляція відмічених подорожніх листів за обраною по клавіші F3 програмою. Параметр Не оновлювати реєстр встановлюють якщо не потрібно оновлювати реєстр подорожніх листів.

Згідно з позицією меню Реєстр / Діагностика або комбінації клавіш Ctrl + 5 здійснюється логічна конвертація баз даних, функція відновлює відсутні посилання і записи. Функція відпрацьовує по відміченим подорожнім листам. У вікні Діагностика / Лікування подорожніх листів доступні такі параметри:

  • Не знімати відмітки для ПЛ з помилками;
  • Відновлювати посилання, яких бракує - параметр відзначається для виправлення помилок у базі;
  • Мотогодини розр, час роботи, пробіг - параметр відзначається для відновлення посилань по напрацюванням, пробігам, часу роботи, карткам автомобільних шин та акумуляторів;
  • Пробіг в багатоденних ПЛ;
  • Залишки, видача, факт. витрати палива – параметр відзначається для відновлення посилань залишків по паливу, фактичною витратою, видачі палива подорожнього листа необхідно зазначити параметр;
  • Обнулити кількість «Видано» для записів залишків;
  • Обнулити кількість «Залишок» для записів видачі палива за відстань;
  • Перерозподіл факт.витрати палива по рядках видачі/залишку;
  • Відновити підсумки (видано/факт.витрата/повернено) в заголовках.

По пункту меню Реєстр / Завантаження імпортованих строк маршрута або комбінацією клавішею Alt + F виконується завантаження маршрутів.