Штатний розклад. Підрозділи

Режим створення штатного розпису на підставі порожнього документу передбачає, що користувач створює проєкт штатного розкладу без використання наявних (сформованих попередньо) штатних розписів та даних особових карток працівників. Даний режим використовують у випадку реорганізацій чи значних змін в структурі підприємства.

У випадку, якщо штатний розпис формується порожнім, необхідно створити структуру підрозділів вручну згідно наступної послідовності:

1. Визначення структури кодів підрозділів;
2. Створення ієрархії структурних підрозділів;
3. Створення штатних позицій та вакансій в підрозділах.

У вікні Штатний розпис № розміщується курсор у лівій частині вікна (у Навігаторі підрозділів) і по пункту меню Реєстр / Визначення структури коду підрозділів задається ця структура. За замовчуванням пропонується 2-символьна структура коду першого рівня ієрархії, але майже завжди структура організації більш розгалужена і потребує створення структури з іншою кількістю символів. Наприклад, ХХ ХХ ХХ – 6-и символьний код характерний для 3-рівневої ієрархії структурних підрозділів.

Створення нового підрозділу виконується у лівій частині вікна (у Навігаторі підрозділів) по пункту меню Реєстр / Створити / Підрозділ 1-го рівня або вибрати підрозділ потрібного рівня. При встановленні курсором відмітки () на певному підрозділі, по пункту меню Реєстр / Створити / Підрозділ ...-го рівня для вибору будуть доступні підрозділи нижчого рівня.

У вікні Створення підрозділу дані представляються на вкладках: Підрозділ, Найменування, Функції.

На вкладці Підрозділ вносяться дані:

• Батьківський підрозділ – заповнюється автоматично даними підрозділу на якому користувач попередньо встановив відмітку () та ініціював створення нового підрозділу. Дані у полі можуть бути змінені, можна обрати зі структури інший підрозділ, або обнулити поле в разі, якщо новостворений підрозділ має бути найвищого рівня;
• Код підрозділу – формується автоматично, в залежності від заданої структури кодів та обраного батьківського підрозділу. Дані у полі можуть бути змінені користувачем. Поле є обов'язковим для заповнення;
• Локальний код – формується автоматично, наслідує значення полів Батьківський підрозділ та Код з можливістю коригування;
• Коротке найменування, Найменування повне – значення вводиться користувачем. При внесенні даних у поле Коротке найменування (обов'язкове для заповнення), запис автоматично переноситься у поле Найменування повне, в подальшому можуть бути змінені користувачем;
• Тип організаційн. одиниці – заповнюється, при потребі, значення вибирається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки вибору () лівою клавішею миші;
• Ф-ія організаційної одиниці – заповнюється, при потребі, значення вибирається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки вибору () лівою клавішею миші;
• Напрям діяльності – заповнюється, при потребі, значення вибирається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки вибору () лівою клавішею миші;
• Структурна одиниця:
  • за умови ведення централізованого обліку – поле заповнюється автоматично тією СО, де створюється підрозділ;
  • для інших підприємств – лише у разі використання відповідного довідника Структурні одиниці;
• Група, Контрагент, Код за класифікатором, Тип територіального видаленого підрозділу – заповнюються при потребі (наприклад, є така об'єктивна необхідність та ведеться облік за вказаними параметрами);
• Керівник і його телефон – заповнюється користувачем, при потребі.

На вкладці Найменування вносяться дані про відмінювання назви створюваного підрозділу (родовий, давальний, знахідний відмінки) та його назву на іноземній мові. Найменування по відмінках автоматично заповнюються, якщо внесені відповідні налаштування (відмічено параметр Автовідмінювання та заповнене поле Мова діловодства у Картці підприємства, системи Загальні довідники).

На вкладці Функції відображаються функції організаційних одиниць підприємства.

Для включення працівника або вакансії в підрозділ у штатному розкладі додається новий запис на відповідній вкладці у правій частині вікна Штатний розпис № (наприклад, Штатні позиції чи Вакансії).

Створення штатної позиції виконується по пункту меню по пункту меню Реєстр / Створити (клавішаIns або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) в правій частині вікна на вкладці Штатні позиції.

Створення вакансії виконується на вкладці Вакансії.

Інформація по співробітникам:

• які закривають вакансію або розподілені по штатних позиціях представлена на вкладці Працівники;
• які не розміщенні на штатних позиціях представлена на вкладці Поза штатом;
• які не охоплені наказами по прийому на роботу представлена на вкладці Кандидати.