Довідник графіків і режимів роботи

Модуль Довідник графіків і режимів роботи призначений для створення довільної кількості графіків і режимів роботи, які використовуються на підприємстві і визначають плановий фонд робочого часу.

Дані налаштування розділені по пунктах:

  • Графіки роботи;
  • Скорочений графік роботи;
  • Середньомісячний фонд;
  • Режим роботи;
  • Підсумований облік;
  • Скорочення робочого дня.
Примітка: При формування графіків роботи використовуються дані довідника Календар (система Загальні довідники) в частині вихідних та святкових днів

У пункті Графіки роботи відображаються графіки роботи і річна норма робочого часу (кількість планових робочих днів і годин, а також кількість святкових, вихідних і неробочих днів), з розбивкою по місяцях і кварталах.

При формуванні графіка по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) заповнюються поля Код, >Найменування і встановлюється значення параметра Тип графіка вибором варіанта:

  • Поденний;
  • Підсумовуваний.

Встановлюється значення параметра Робочий час визначається вибором варіанта:

  • Зміною - використовується при змінній роботі;
  • Режимом роботи.

При виборі Поденного типу графіка на закладці Денні норми відображається маска робочих днів, налаштована на закладці Період графіка.

На закладці Період графіка надається можливість коригування планового табеля по днях – поля Години, Зміна (кількість годин, зміна), визначається період (цикл) графіка.

Період графіка – послідовність робочих і вихідних днів, яка повторюється, починаючи з дати, зазначеної у полі Початок періоду. Дозволяє створити плановий табель на довільний місяць до і після дати поля Початок періоду.

У полі Початок періоду встановлюється дата початку відліку циклів (для коректного завдання циклу обов'язково вказується будь-який понеділок). При створенні нового графіка в Системі за замовчуванням пропонується встановити час для п'ятиденного 40-годинного робочого тижня. За потреби наявні дані коригуються або створюються нові рядки. При налаштуванні позмінного графіка роботи вказуються номера змін графіка (зміни встановлюються або змінюються по клавішах 1, 2, 3).

За потреби налаштовуються фази для графіка роботи. Фази графіка в такому випадку встановлюються для кожного співробітника в модулі Особові рахунки працівників.

Наприклад, якщо для трьох співробітників, які працюють за графіком з циклом:

  • 1 день – 12.00
  • 2 день – 0.00
  • 3 день – 0.00

Встановити фази графіка відповідно 0, 1 і 2, то перший співробітник почне табелюватися з даного графіку з понеділка, другий – з вівторка, а третій – з середи, тобто за графіком роботи ці співробітники постійно чергуються.

На цій же закладці визначається параметр Вплив неробочих днів на період при створенні планового табеля:

  • Суботи;
  • Неділі;
  • Свята;

Обирається один з варіантів впливу неробочих днів на період:

  • Ігноруються – призначений для графіків робіт на безперервному виробництві і не впливає на послідовність днів періоду.
  • Заміщають – при припаданні робочого дня на вихідний робочий день заміщається вихідним і графік не зміщується.
  • Зміщують – при припаданні робочого дня на вихідний цей день стає неробочим, а робочий день за графіком переноситься на наступний день, тобто графік зміщується.
  • Передсвяткові

Обирається один з варіантів впливу:

  • Ігноруються – призначений для графіків робіт на безперервному виробництві і не впливає на послідовність днів періоду;
  • Скорочення робочого дня;
  • Збільшення робочого дня.

Для випадків, коли робочий день припадає на суботу, неділю або святковий день, параметр Тривалість робочого дня в... задається:

  • Суботу;
  • Неділю;
  • Свято.

За замовчуванням тривалість дня аналогічна звичайному робочому дню. Для встановлення іншої тривалості дня встановлюється відмітка у відповідному полі із зазначенням кількості годин. Змінюються значення полів Години і Зміна.

Для поденного графіка роботи на закладці Період графіка надається можливість коригування планового табеля загальною кількістю днів і годин за місяць – поля Дні, Години (перехід на підсумований облік робочого часу).

Після заповнення цієї закладки на закладці Денні норми відображається план графіка. За потреби на закладці Денні норми вносяться зміни в графік, для кожного робочого дня індивідуально - налаштовується кількість відпрацьованого часу. Встановивши курсор на поле певного дня, по клавіші F4 з'являється вікно Зміна, в якому коригуються поля Години і Зміна. Введення додаткового робочого дня в графік або скасування робочого дня виконується по клавіші Insert.

Примітка: При коригуванні користувачем в поденному графіку загальної кількості робочих днів і годин за місяць робочі дні в табелі заповнюються на підставі поденної маски днів графіка, і зміни впливають на розрахунок фактичної суми оплати за місяць.

На закладці Тривалість змін для позмінних графіків визначається поля Початок зміни і Тривалість для кожної зміни і перерви. Дані використовуються для розрахунку надбавок і доплат за роботу у вечірній і нічний час.

Параметр Автоматичне табелювання розташовується для поденного обліку на закладці Табелювання і розрахунок, а для підсумованого обліку на закладці Період графіка. При встановленні позначки в даному параметрі у всіх співробітників, що працюють за цим графіком, при відкритті нового облікового періоду дані про фактично відпрацьований час заповнюються на підставі планового часу. Робота табельника зводиться до внесення фактичних відхилень у табель. При відсутності даної позначки автоматичне формування фактичного табелю відключається.

Параметр Автоматичний розрахунок доплат за роботу – встановити позначки у необхідних випадках:

  • У вихідний по графіку;
  • У суботу;
  • У неділю;
  • У святковий день;
  • У вечірній час;
  • У нічний час;
  • Понаднормово;
  • Підліткам (пільгові години).

Для надбавок і доплат, які вказуються позначкою, налаштовуються відповідні алгоритми розрахунку в пункті Види оплати. Для автоматичного розрахунку ці види надбавок і доплат вказуються в пункті Постійні нарахування модуля Особові рахунки працівників для певного співробітника.

Даний параметр дозволяє відключити автоматичний розрахунок доплат, які не повинні нараховуватися працівникові, якщо він працював за даним графіком.

Для поденного графіка роботи на закладці Параметри визначається такі параметри:

  • Норма робочого часу:
    • Графік роботи для визначення планової норми робочого часу. Планова норма робочого часу використовується для контролю перевищення норми робочого часу, надання вихідних або грошової компенсації.
    • Якщо Ви увімкнули параметр Скорочений робочий тиждень та визначили графік норми часу, то графік вважається скороченим, і норма часу визначається за вказаною в налаштуванні графіком. Певна за вказаною графіку норма часу використовується при розрахунку оплати за окладом працівника. При підрахунку часу для розрахунку середнього заробітку виключаються скорочені робочі дні.
    • Підсумований облік робочого часу. Для працівників, які працюють за графіком з підсумованим обліком робочого часу, виконується розрахунок переробки понад норму робочого часу.
    • Річна норма понаднормових годин працівника, в межах якої можуть бути оформлені накази про роботу понаднормово.
    • У полі Дводенна норма понаднормових вказується норма понаднормових годин працівника, в межах якої можуть бути оформлені накази про роботу понаднормово протягом двох днів підряд.
  • Час, що сплачується: Денний, Вечірній, Нічний:
    • У полі Денний вказується час доби, в який починається денний час зміни.
    • У полі Вечірній вказується час доби, в який починається вечірній час зміни. Для розрахунку годин доплати за роботу у вечірній час.
    • У полі Нічний вказується час доби, в який починається нічний час зміни. Для розрахунку годин доплати за роботу в нічний час.
  • У полі Час зміни, що переходить на наступну добу, для змін, які переходять через північ, вказується, як розділяти час зміни: відносити до доби початку зміни або відноситься до доби на яку зміна переходить.
  • У полі Перенесення вихідного визначається автоматичне перенесення вихідного, що збігається зі святом, на наступний за вихідними робочий день.
  • У полі Кількість ставок працівника визначається принцип враховування кількості ставок при формуванні планового табелю: Не враховується при формуванні планового табеля або Враховується при формуванні планового табеля.

Для графіків з Підсумованим обліком робочого часу норма часу визначається в цілому за місяць.

Для підсумованого графіка роботи на закладці Місячні норми коригується загальна кількість днів і годин за місяць. Доплати за табелем (вечірні, нічні, вихідні, святкові) автоматично не розраховуються, тому що відсутня інформація про кількість днів/годин, відпрацьованих у 2 і 3 зміни, у вихідні та святкові дні. На підставі певного періоду графіка відбивається норма часу в днях і годинах за кожен місяць року.

На закладці Період графіка визначається період (цикл) графіка, але на відміну від поденного графіка не вказується номер зміни. Інші параметри даної закладки аналогічні відповідним параметрам для поденного графіка.

Для Підсумованого графіка роботи на закладці Параметри визначаються такі параметри:

  • Норма робочого часу:
    • Графік роботи для визначення планової норми робочого часу. Планова норма робочого часу використовується для контролю перевищення норми робочого часу, надання вихідних або грошової компенсації.
    • Скорочений робочий тиждень
    • Підсумовуваний облік робочого часу. Для працівників, які працюють за графіком з підсумованим обліком робочого часу, виконується розрахунок переробки понад норму робочого часу.
    • Річна норма понаднормових годин працівника, в межах якої можуть бути оформлені накази про роботу понаднормово.
    • У полі Дводенна норма понаднормових вказується норма понаднормових годин працівника, в межах якої можуть бути оформлені накази про роботу понаднормово протягом двох днів поспіль.
  • У полі Перенесення вихідного визначається автоматичний перенос вихідного, що збігається зі святом, на наступний за вихідними робочий день.
  • У полі Кількість ставок працівника визначається принцип враховування кількості ставок при формуванні планового табелю: Не враховується при формуванні планового табеля або Враховується при формуванні планового табеля.

У довіднику графіків робіт реалізований механізм логічного видалення, тобто при видаленні запису з довідника запис фізично не видаляється, хоча візуально він відсутній. Це зроблено для збереження цілісності даних. Для відображення видалених записів графіків роботи використовуються пункт меню Вид / Показувати видалені записи, а за пунктом меню Реєстр / Відновити проводиться відновлення видаленого графіка.

На підприємствах зустрічаються графіки режиму роботи, де неможливо реалізувати циклічність через період графіка, або режим роботи. Для реалізації поденного обліку та розрахунку оплати нічного та вечірнього часу таких режимів роботи необхідно на закладці Графіки робіт для графіків, для яких робочий час визначається по Режиму роботи, на закладці Денні норми вибирати режим роботи для кожного з днів календаря. Механізм вибору режиму роботи:

  • Стоячи курсором на обраному дні календаря, за допомогою клавіші F4 відкрити вікно Зміна, у полі Режим роботи вибрати зі списку режим роботи за день.

Крім вищезазначених параметрів, для робочого часу, визначеного зміною, для робочого часу, визначеного Режимом роботи, додаються такі параметри:

  • Час зміни, що переходить на наступну добу:

Для змін, які проходять через опівніч, вказується як розділяти час зміни.

  • Відноситься до доби початку зміни.
  • Ділиться між обома добами.
  • Режими роботи для робочих днів, початок яких потрапляє на:
    • Понеділок , вівторок, середу, четвер, п'ятницю, суботу, неділю;
    • Свято;
    • Передсвятковий день.

Якщо не вказується, то режим роботи визначається за періодом графіка роботи.

  • Режим роботи для робочих днів, початок яких потрапляє на неробочі дні, за вказаним графіком роботи:
    • Графік роботи;
    • Режим роботи.
  • Режим роботи для неробочих за графіком днів (понаднормовий вихід на роботу):
    • Вихідних;
    • Святкових;
    • Кількість ставок працівника.

Використовується тільки для електронної прохідної, для реєстрації несанкціонованого відвідування або порушення режиму роботи.

  • інше:
    • Перенесення вихідного.

Автоматичне перенесення вихідного, що збігається зі святом, на наступний за вихідним робочий день.

Пункт Скорочений графік роботи містить опис періодів роботи за скороченим графіком.

Згідно з позицією меню Реєстр / Створити відкривається вікно Період роботи по скороченому графіку, що містить закладки Властивості, Підрозділи, Графіки роботи, Умова застосування.

У даному вікні заповнюються такі поля:

  • Початок, Закінчення - викликається Календар, в якому обираються дати.
  • Відсоток від норми робочого часу.

Параметр Застосовується для всіх працівників підприємства встановлюється в разі, якщо період роботи за скороченим графіком встановлюється для всіх працівників. У цьому разі пункти Підрозділи, Графіки роботи, Умова застосування недоступні для заповнення.

При роботі за скороченим графіком частини підприємства по пункту Підрозділи в режимі редагування (клавіша F4) або по пункту меню Реєстр / Змінити відкривається вікно Довідник підрозділів, в якому зазначаються необхідні підрозділи.

Примітка: При зміні штатного розпису/підрозділів необхідно створити новий запис з датами роботи за скороченим графіком роботи.

Далі на закладці Графіки роботи у вікні Вибір графіків роботи обирається графік.

Пункт Умова застосування за пунктом меню Реєстр / Змінити відкривається редактор програм, в якому задається програма з умовами застосування.

Пункт Середньомісячний фонд - визначається середньомісячний фонд робочого часу. Згідно з позицією меню Реєстр / Створити відкривається вікно Середньомісячний фонд робочого часу, в якому заповнюються поля:

  • Рік;
  • Днів;
  • Годин.

Пункт Режими роботи призначений для створення режимів роботи. Режим роботи описує час роботи співробітника на підприємстві. Визначено два типи часу: обов'язковий і необов'язковий для відвідування. До обов'язкового належить Робочий час - час обов'язкового перебування в офісі. До необов'язкового відносяться Вхід (час, відведений співробітнику для приходу на робоче місце), Вихід (час, відведений співробітнику для виходу з робочого місця), і Перерва (час перерви).

Існує ряд обмежень:

  • Режим роботи повинен бути без розривів;
  • Сума часу не повинна перевищувати 24 години;
  • Послідовність типів часу повинна бути такою: Вхід - Робочий час - Перерва - Робочий час - Вихід. Допускається пропуск будь-якого типу, але не зміна послідовності.

Створення запису в довіднику здійснюється за допомогою пункту меню Реєстр / Створити або по клавіші Insert. Проводиться заповнення полів Код і Найменування режиму, Умовне позначення - символ для відображення в табелі налаштування графіка. Потім для кожного рядка таблиці у створеному по клавіші Insert або по клавіші F4 вікні Створення запису режиму заповнюються або редагуються такі поля:

  • Тип часу - вибирається по клавіші F3 з таких значень: Вхід, Робочий час, Перерва, Вихід;
  • Початок періоду;
  • Закінчення періоду;
  • Тривалість періоду;
  • Вхід - вибирається по клавіші F3 із значень: Так або Ні;
  • Вихід - вибирається по клавіші F3 із значень: Так або Ні.

У нижній частині вікна закладки Режими роботи показується Тривалість робочого дня для даного режиму.

Для поділу часу між двома добами необхідно виконати таке налаштування графіків по Режиму роботи:

  • на закладці Режими роботи - налаштувати режим роботи відповідно до графіка;
  • на закладці Графіки робіт в налаштуванні графіка:
    • включити параметр Робочий час визначається - Режимом роботи;
    • налаштувати закладку Період роботи по режимах роботи;
    • на закладці Параметри з'явиться параметр Час зміни, що переходить на наступну добу - Ділиться між двома добами;
    • виконати інші налаштування графіка.

Пункт Підсумований облік - ведеться підсумований облік робочого часу. Підсумований облік часу - спосіб обліку відпрацьованого часу, при якому відома загальна кількість відпрацьованого часу за місяць без розбивки по днях.

Вказується Рік і Місяць початку підсумованого обліку робочого часу. Визначається параметр Розрахунок норми годин за період відсутності працівника з поважної причини (відпустка, лікарняний, тощо) шляхом вибору одного з варіантів:

  • За графіком-норми;
  • За графіком працівника.

Якщо параметр При розрахунку переробки віднімати святкові дні включений, то при розрахунку понаднормових годин години, відпрацьовані у святкові дні за графіком, виключаються.

Заповнюється таблиця Види оплат: відпрацьований час для контролю переробки - по клавіші F4 відкривається вікно, в якому вибираються види оплати.

Якщо параметр Дозволити табелювання по Ctrl + T графіка та фази графіка в закритому періоді обраний, то у розрахунковому листі у вікні табелювання (по пункту меню Реєстр / Табелювання (комбінація клавіш Ctrl + T) в закритих періодах стають доступними для заповнення стовпців Графік та Фаза.

У пункті Скорочення робочого дня задається Дата і Години скорочення робочого дня.