Створення Рахунку-накладної на продаж

У модулі Рахунки-накладні на продаж у полі Журнал обирається журнал, з яким працюватиме користувач та в якому буде створений документ.

Вікна створення рахунку-накладної відрізняються в десктопній версії і в WEB-версії.

Вікно документу Рахунок-накладна в десктопній версії.

Вікно документу Рахунок-накладна в веб-версії.

Розглянемо створення рахунку-накладної у десктопній версії.

У вікні Реалізація ТМЦ інформація розміщена на вкладках Реквізити, Специфікація, Розрахунки, Вкладення, які в системі є типовими для даного документу. Закладки Подорожній лист і Аналітика створені для додаткових полів користувача, які додаються за вимогою користувача у разі необхідності додати до документу особливу інформацію.

Примітка: Додавання закладки і полів користувача проводиться фахівцем із впровадження.

На вкладці Реквізити вікна Реалізація ТМЦ заповнюються наступні поля:

РАХУНОК-НАКЛАДНА № – поле заповнюється користувачем або автоматично, якщо в модулі Налаштування встановлена позначка автонумерації для відповідного документа;
від - вводиться дата документа на продаж, за замовченням – поточна дата створення документу;
Журнал – за замовчуванням в налаштуванні вказано Документи без журналу. Для розміщення документів в призначені для користувача журнали необхідно вказати в даному полі доступний журнал;
Склад – зазначається склад, з якого буде проведено списання запасів. По пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюється з довідника місць зберігання. Зазначення складу є обов'язковим. Це поле заповнюється за замовчуванням відповідно до налаштування користувача. Дозволена робота з виробничим складом;
Прайс-лист – по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) вибирається прейскурант для виставлення цін;
Розрахунковий рахунок власника – заповнюються автоматично з картки підприємства основний розрахунковий рахунок. При необхідності вибирається інший розрахунковий рахунок з довідника Банківських реквізитів підприємства;
Платник – по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюються шляхом вибору з довідника контрагентів;

Примітка: Якщо необхідно регулярно виконувати відвантаження на адресу одержувача, який не є платником, у довіднику контрагентів для такого одержувача заповнюється поле Платник. Тепер при оформленні рахунку-накладної пропускається поле Покупець, не заповнюючи його, і вибирається Вантажоодержувач з довідника Контрагенти. Поле Покупець заповниться автоматично відповідно до зазначеного в довіднику для цього одержувача Платником.

Сальдо розрахунків – в цьому рядку Комплекс автоматично виведе сальдо розрахунків з обраним покупцем;
Адреса, Контактна особа, Розрахунковий рахунок – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Платник;
Центр відповідальності – центр відповідальності. Заповнюється з довідника Загальні довідники / Центри відповідальності по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ());
Вантажоодержувач – по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюються шляхом вибору з довідника. За замовчуванням, після вибору одержувача поле Вантажоодержувач заповнюється тим самим значенням автоматично;
Адреса – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Вантажоодержувач. Якщо в картці контрагента введено кілька адрес, вибирається необхідна адреса;

Примітка: Якщо одна з адрес контрагента постійно використовується як адреса відвантаження, це зазначається в довіднику контрагентів при заповненні Адреси. Після вибору контрагента як платника або вантажоодержувача, Комплекс сам проставить адресу в поля Адреса платника й Адреса вантажоодержувача.

Контактна особа – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Вантажоодержувач або дані вносяться користувачем;
Вантажовідправник – заповнюється із довідника контрагентів, що викликається по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ());
Адреса – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Вантажовідправник. Якщо в картці контрагента введено кілька адрес, вибирається необхідна адреса;
Операція – зі списку вибирається необхідний вид операції;
Підстава – заповнюється зі списку (Відсутня, Договір, Рахунок, Замовлення), вибирається документ, який є підставою для формування документа відвантаження. Параметр не є обов’язковим. При виборі документа-підстави специфікація заповнюється автоматично відповідно до специфікації підстави, в реквізитах рахунку-накладної автоматично вказується Номер і Дата документа-підстави;
Валюта документа – заповнюється шляхом вибору з довідника по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3, за допомогою піктограми на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()). Якщо обраний документ-підстава, валюта за замовчанням встановлюється по документу-підставі;
Курс валюти документа – заповнюється автоматично при виборі валюти з довідника курсів. Редагування поля Курс проводиться тільки в довіднику Курсів валют системи Загальні довідники;
параметр Нульова сума у взаєморозрахунки – при включеній позначці для даного документа, він потрапляє під взаєморозрахунки одним записом з нульовою сумою і датою документа незалежно від суми документа, наявності ордерів по ньому та ін.;
Сума документа – заповнюється автоматично після заповнення вкладки Специфікація;
Знижка – в полі вказується відсоток знижки, значення у %;
параметр Включати вартість тари в суму до сплати – при встановленій позначці для даного документа вартість зворотної тари буде включена в суму до сплати;
Оплата – по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) обирається спосіб оплати: Готівка або Безготівкові розрахунки;
Термін оплати – зазначається термін одержання оплати за відвантажений товар;
Коментар – заповнюється довільною інформацією і доступний для коригування в закритому для модифікації документа.

На вкладці Специфікація заповнюються рядки специфікації документа. Вибір рядків Специфікації проводиться з номенклатурного довідника методом одиничного або групового введення. Порядок заповнення специфікації в документах реалізації і закупівлі абсолютно ідентичний. Введення основних рядків специфікації в товарних документах розглядається за посиланням Введення основних рядків специфікації.

За замовчуванням для розрахунку податків в документі встановлюється податкова модель відповідно до налаштування параметра Податкова модель. Якщо розрахунок податків в даному документі проводиться по податковій моделі, вона вказується в полі Податки, розташованому у верхній частині специфікації, вибравши її з довідника податкових моделей.

На вкладці Розрахунки відображаються дані про видатковий складський ордер, за яким відбулось списання реалізованих запасів зі складу, та документи оплати покупцями товару. Створення похідних документів у рахунку-накладній розглядається за посиланням Формування похідних документів у рахунку-накладній. Документ оплати на рахунок в банку не створюється у рахунку-фактурі, а автоматично додається

Вкладка Подорожній лист, якщо вона присутня у рахунку-накладній, призначена для відображення інформації про перевезення реалізованого товару і містить такі поля:

Подорожній лист № – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вказується номер подорожнього листа, що створюється в підсистемі Облік автотранспорту;
Автопідприємство – заповнюється автоматично з документом Подорожній лист;
Вид перевезення – вказується користувачем вид або спосіб перевезення номенклатури;
Умов.доставки – обирається значення зі списку Самовивезення або Централізований. Заповнюється зі списку. Централізовані умови доставляння зазначаються у випадку, якщо документ відвантаження буде задіяний при формуванні подорожніх листів в системі Облік автотранспорту;
Маршрут – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вказується номер маршруту, що створюється в підсистемі Облік автотранспорту та зазначається Номер їздки;
Номер поїздки – інформаційне поле, заповнюється користувачем довільним цифровим виразом;
Водій та Автомобіль – поля заповнюється автоматично з вказаного документу Подорожній лист;
Причіп 1, Причіп 2 – зазначаються у разі наявності причепів;
Доручення – зазначається номер доручення та дата, що виписане на довірену особу, що зазначається в полі ПІБ дов. особи;
Паспортні дані – заповнюються паспортні дані дорученої особи.

Примітка: Якщо документ відвантаження включається в Подорожній лист системи Облік автотранспорту, реквізити подорожнього листа на вкладці Додатково заповнюються Комплексом автоматично.

На вкладці Вкладення прикріплюються файли до поточного документа (див. розділ Вкладення у документи).

Формування проводок по документу і проведення операції до Головної книги виконується за загальними правила, що розглядається за посиланнями Формування проводок, Проведення документів в Головну книгу / Головний журнал.

Примітка: Якщо проводка зі списання ТМЦ була сформована у рахунку-накладній, то у видатковому складському ордері проводка не формується. В протилежному випадку виникне задвоювання суми по операції.