Технологія обліку автотранспорту при невеликій ( 3-8) кількості автомобілів

Технологія облікового процесу роботи автотранспорту може бути різною залежно від кількості автомобілів, отримання палива на заправних станціях відповідно укладеному договору, або коштів виданих підзвіт, документального оформлення операцій з технічного обслуговування.

Для ведення обліку роботи автотранспорту провести необхідні налаштування в системах Загальні довідники, Логістика, Облік персоналу та Облік автотранспорту (див. Технологія налаштування обліку роботи автотранспорту).

Крім загальних налаштувань обов’язково необхідно налаштувати для обліку автотранспорту:

• в групі Номенклатура й ціни системи Загальні довідники: Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів, Картотека водіїв і додати як описовий), Довідник одиниць виміру, Довідник номенклатури (Запаси: матеріали, паливо, паливно-мастильні матеріали, запасні частини, МШП тощо), (див. нотатки Створення нової номенклатурної позиції);
• на закладці Довідники /Місця зберігання модуля Налаштування системи Логістика/Облік запасів передбачити склад «паливо в баках» за кожним автотранспортним засобом, МВО – водії за якими закріплено автотранспортні засоби та Об’єкти обліку склад «паливо в баках», (див. нотатки: Налаштування довідників Матеріально-відповідальна особа та Місця зберігання, Створення об’єкту обліку для обліку запасів, Налаштування роботи зі складом "Паливо в баках").

У процесі роботи з обліку роботи автотранспорту, залежно від обраної технології, використовуються ті чи інші модулі. Розглянемо технологію обліку автотранспорту при наявності 3-8 автомобілів для використання їх при виконанні господарської діяльності, відсутності власної заправної станції, ремонтних підрозділів тощо.

1.Налаштування в системі Облік автотранспорту.

На закладці Довідники модуля Налаштування системи заповнити довідники:

• Автопідприємства і Колони (якщо передбачено у структурних підрозділах);
• Паливо (сформувати довідник за видами палива на основі Карток номенклатури);
• Типи автомобілів (сформувати довідник за типами автомобілів та передбачити до них друковану форму подорожнього листа);
• Марки автомобілів, Моделі автомобілів (сформувати довідник за кожною моделлю автомобіля);
• Типи і Розміри шин (перед формуванням довідників необхідно сформувати Картки номенклатури шин);
• Акумулятори (перед формуванням довідника необхідно сформувати Картки номенклатури акумуляторів).

Дивись нотатки Налаштування довідників автопідприємства, колони, Налаштування довідника паливо, Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів, Налаштування довідників типів і розмірів шин).

На закладці Параметри модуля Налаштування системи встановити позначки: обрати види подорожніх листів для легкового та вантажного транспорту (див. нотатку Налаштування параметрів для подорожніх листів). Ведення обліку подорожніх листів може вестись : По водію (якщо автомобіль закріплено за водієм), По державному номеру (якщо працюють позмінно декілька водіїв). При видачі палива і паливно-мастильних матеріалів по відомості встановити відповідні позначки, (див. нотатки Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива). Для ведення Обліку витрат палива по водіям необхідно встановити позначку.

2. Налаштування картотеки

1) Налаштування Картотеки автотранспорту за одним із методів Об’єкт без врахування в картотеці ОЗ або Об’єкт із картотеки ОЗ (див. нотатки Створення Картотеки автотранспорту). Рекомендуємо створювати за методом Об’єкт із картотеки ОЗ. Картотека автотранспорту дає можливість відстежувати всю інформацію по автотранспорту: його характеристику, норми палива, встановлення шин, акумуляторів, пробіг, водії, ремонти і їх вартість, проведення ТО тощо.

2) Налаштування картотеки водіїв – Картка водія. (див. нотатки Створення Картотеки водіїв).

3) Для обліку та контролю використання автомобільних шин, що знаходяться в експлуатації формують Картотеку шин - Картка обліку роботи автомобільної шини модуля Облік пробігу шин системи Облік автотранспорту (див. нотатки Створення картотеки шин, Особливості формування картки обліку роботи автомобільної шини (в експлуатації)). Дає можливість контролю за використанням шин і їх списанням.

3. Робота в системі Облік автотранспорту

3.1. Формування подорожнього листа

Подорожній лист формується в модулі Подорожній лист системи Облік автотранспорту. Перед формуванням Подорожнього листа необхідно провести налаштування (див. нотатку Налаштування параметрів для подорожніх листів). При розрахунку витрат палива необхідно враховувати температуру повітря, (див. нотатку Внесення даних по температурі для розрахунку витрат палива).Подорожній лист формується для легкового, вантажного необхідно обрати, (див. нотатку Створення подорожнього листа легкового автомобіля, Створення подорожнього листа вантажного автомобіля). Подорожній лист після заповнення всіх показників: на закладці Робота підлягає закриттю (див. нотатку Закриття подорожнього листа).

3.2. Видача палива

При відсутності заправної станції підприємства укладають договір та отримують паливні картки, які видаються під звіт водіям. При заправці автомобіля до подорожнього листа додається чек із зазначенням кількості отриманого палива. Облік виданого палива можна вести з формуванням відомості по кожній паливній картці або відображати вручну, на основі отриманих чеків, вносити дані безпосередньо в подорожній лист, (див. нотатки Створення відомості видачі палива, Облік видачі палива від контрагента на заправках, Облік використання двох видів палива для автотранспорту, Облік видачі мастильних матеріалів).

Для ведення обліку списання палива використовується модуль Облік витрат палива системи Облік автотранспорту.

3.3. Облік автомобільних шин

Для обліку автомобільних шин і їх списання використовується модуль Облік пробігу шин.

Автоматично, на основі закритого подорожнього листа, інформація попадає в Картку автомобіля, Картки обліку роботи автомобільних шин, що дає можливість контролю за станом автомобільних шин, що знаходяться в експлуатації, можливістю їх списання, (див. нотатки Облік руху та списання шин, Особливості формування картки обліку роботи автомобільної шини (в експлуатації)).