Головний журнал

Головний журнал призначений для перегляду і редагування господарських операцій. Господарська операція, крім проводок, містить в собі посилання на первинний документ (тип, дата, номер і зовнішній номер документа), дані зміни статусу (проведено або чернетка, час і дата зміни статусу), дані про користувача, який створив первинний документ, і користувача, який створив і провів господарську операцію.

У Головний журнал операції з проводками передаються з модулів Комплексу за допомогою операції Провести документ. У Головному журналі відображається список господарських операцій, а також проводки, сформовані за кожною операцією.

Робота з модулем Головний журнал можлива через тонкий та веб-клієнт.

Модуль Головний журнал через веб та тонкий клієнт
Рис. 1. Модуль Головний журнал через веб та тонкий клієнт

Реалізація модулю Головний журналуweb версії Комплексу знаходиться у розробці.

Інформація у модулі зосереджена на двох вкладах: Реєстр операцій та Реєстр проводок. Користувачу доступні функції:перегляду переліку операції та проводок на відповідних вкладках, фільтрування (у розрізі бухгалтерських книг та періоду) та сортування даних. Вибір періоду або бухгалтерської книги проводиться в відповідних полях: Бухгалтерська книга, Період.

Дані реєстрів Реєстр операцій та Реєстр проводок (доступ через веб-клієнт) доступні для:

  • перегляду (по пункту меню Реєстр/ Відкрити або по іконці – );
  • редагування (по пункту меню Реєстр/ Змінити або по іконці – );
  • оновлення (по пункту меню Реєстр/ Оновити або по іконці – );
  • друку (по пункту меню Реєстр/ Друк або по іконці – );
  • експорту по пункту Реєстр / Експорт поточного представлення (або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) у формат Excel, користувач має вказати директорію для збереження експортованих даних.

За допомогою пункту меню Вид/ Види реєстру обирається необхідний вид реєстру.

Для зручності навігації (переходу) в межах модуля Налаштування, по пункту меню Вид / Шаблон модуля (або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) можна виконувати перехід між наявними шаблонами в середині модулю.

За допомогою пункту меню Історія можна побачити історію відкритих модулів, з якими працював користувач протягом сеансу роботи. Вибір пункту використаних модулів з меню Історія відкриває відповідний модуль для роботи.

На вкладці Реєстр операцій модулю Головний журналдані представлені у вигляді табличного реєстру Зведений реєстр документів, що містить дані: дати операції та документу, зміст операції, номер документа, тип документа, сума, валюта.

Записи Зведеного реєстру документів можна деталізувати та переглянути кореспонденцію рахунків та опис облікових процедур, що відбулись в результаті проведення певної операції. Для того, щоб переглянути детальну інформацію по операціях, потрібно розвернути список натисканням на іконку , яка розташована поруч з датою операції. Для згортання списку, потрібно натиснути на іконку .

Модуль Головний журнал через веб-клієнт. Деталізація інформації по операції
Рис. 2. Модуль Головний журнал через веб-клієнт. Деталізація інформації по операції

Перегляд змісту тієї чи іншої операції у Зведеному реєстрі документів відбувається шляхом подвійного натискання лівої клавіші миші по запису, що цікавить користувача. Відкривається вікно Інформація про операцію, де представлено загальні дані про господарську операцію.

Модуль Головний журнал через веб-клієнт. Інформація про операцію
Рис. 3. Модуль Головний журнал через веб-клієнт. Інформація про операцію

У верхній частині вікна Інформація про операцію розташовано навігаційна панель (правий верхній кут), яка дозволяє:

  • по іконці Шаблон документу () застосовувати раніше створений шаблон;
  • по іконці Збільшити () / Зменшити () розвернути на весь екран чи відобразити в компактному вигляді вікно;
  • по іконці Перемістити () здійснити переміщення вікна у зручне місце на екрані монітора;
  • по іконці Закрити припинити роботу з вікном.

У вікні Інформація про операцію доступна додаткова панель роботи з даними таблиці реєстру. Ця панель завжди знаходиться з правого боку таблиці реєстру та містить такі іконки:

  • Фільтр () – викликає меню приховування () та закріплення () колонок;
  • Групування ();
  • Пошук ();
  • Закріплення рядків ();
  • Розширений фільтр ();
  • Розширене сортування ().

На вкладці Реєстр проводок модулю Головний журналдані представлені у вигляді табличного реєстру Реєстр проводок по системі, що містить дані: дата, кореспонденція рахунків по дебету та кредиту, сума операції та валюта.

Модуль Головний журнал через веб-клієнт. Реєстр проводок по системі

Перегляд уточнюючої інформації по операції у Реєстрі проводок по системі відбувається шляхом подвійного натискання лівої клавіші миші по запису, що цікавить користувача. Відкривається вікно Інформація про операцію, де представлено загальні дані про господарську операцію.

Опції фільтрування та сортування даних реєстрів модулю Головний журнал доступні по кожному стовпцю даних реєстрів, що розміщені на вкладках: Реєстр операцій та Реєстр проводок. Принципи сортування даних, створення фільтрів та інші маніпуляції з даними при роботі через веб-клієнт описані в інструкції вище (див. Початковий баланс).

Далі розглянемо можливості роботи з модулем Головний журнал через тонкий клієнт.

Інформація в модулі зосереджена на двох реєстрах: Реєстр операцій та Реєстр проводок. Вид відображення вибирається за допомогою пункту меню Вид / Реєстр операцій або Реєстр проводок.

При виборі пункту меню Вид / Реєстр операцій у верхній частині вікна відображається Реєстр господарських операцій, а в нижній частині вікна – Проводки за операціями.

Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Реєстр операцій
Рис. 4. Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Реєстр операцій

Обидва види реєстрів налаштовуються. Налаштування нового виду або вибір налаштованого раніше виконується по пункту меню Вид / Види реєстру (див. п. Загальне для всіх систем).

При виборі пункту меню Вид / Реєстр проводок відображається реєстр проводок за операціями за обраний період.

По клавіші Enter на операції з'являється вікно Інформація про операцію. Комплекс надає повну інформацію про документ, на підставі якого сформовані проводки, а також про користувача, з ініціативи якого проводки були відправлені в Головний журнал.

При натисканні комбінації клавіш Ctrl+Enter при встановленому курсорі на операції відкривається вікно первинного документа або операції, на підставі яких сформовані проводки.

Також Головний журнал призначений для аналізу проводок за обліковий період, який виконується за пунктом меню Вид / Реєстр проводок.

Список господарських операцій та відповідних їм проводок представляється як вибірка записів за обліковий період – місяць, квартал, півріччя, рік. Вибір записів іншого облікового періоду виконується в полі Період.

Зміна відображення проводок виконується по пункту меню Вид / Спосіб введення датиПеріод, Календар.

Опції фільтрування та сортування даних реєстрів (Реєстр операцій, Реєстр проводок) модулю Головний журнал доступні по кожному стовпцю.

Сортування даних по стовпцях реєстру при роботі з модулем Головний журнал через тонкий клієнт можна виконати кількома способами:

  • по пункту меню Вид / Сортування. У вікні Сортування дані представлені у двох колонках: ліворуч – перелік полів реєстру, праворуч – поля, до яких застосоване сортування та зазначений порядок сортування (за зростанням, за спаданням). За допомогою пункту меню Правка можна: переносити поля з однієї колонки в іншу (Правка / Копіювати та Правка / Видалити), змінювати порядок розташування полів (Правка / Перемістити в гору та Правка / Перемістити вниз), вказувати порядок сортування (Правка / Сортувати за зростанням та Правка / Сортувати за спаданням). Для застосування умов сортування потрібно натиснути кнопку – ОК, для відміни – кнопку Скасувати;
Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Сортування даних
Рис. 5. Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Сортування даних
  • по клавіші F12. Принципи налаштування сортування аналогічні до описаних вище;
  • за допомогою елементів інтерфейсу. Для сортування даних по стовпцях в реєстрах, потрібно навести курсор миші на заголовок потрібного стовпця і натиснути на ньому один раз лівою кнопкою миші. Ліворуч від назви з’явиться зображення стрілки, що вказує на напрям сортування (від меншого до більшого – , від більшого до меншого – ).
Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Сортування та фільтрація даних у реєстрі операцій
Рис. 6. Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Сортування та фільтрація даних у реєстрі операцій

Фільтрування даних по стовпцях у реєстрах при роботі з модулем Головний журнал через тонкий клієнт можна виконати кількома способами:

  • по пунктах меню: Вид / Встановити фільтр використовується для зазначення довільних умов вибірки даних, Вид / Зняти фільтр – для скасування заданих користувачем раніше умов вибірки даних, Вид / Фільтр по поточному – для застосування умов вибірки даних по виділеному полю (значенню);
  • по клавішах: F11 – встановити фільтр, Shift+F11 – зняти фільтр, Alt+F11 – фільтр по поточному;
  • за допомогою елементів інтерфейсу. Потрібно підвести курсор миші до заголовка та натиснути на кнопку зі стрілкою (), що розміщена правіше напису. З’явиться спадаючий список зі значеннями, що містяться в обраному стовпці. Вибір значення призведе до застосування умови фільтрації даних, будуть виведені операції, що задовольняють зазначеним умовам.

По пунктах меню Вид / Встановити фільтр, Вид / Фільтр по поточному (по клавіші F11 чи Alt+F11, або при використанні елементів інтерфейсу), в нижній частині реєстру з’явиться інформаційний блок Фільтр, де буде виведена інформація про застосовані умови фільтрування даних, яку можна редагувати та налаштовувати в залежності від потреби користувача.

У блоці Фільтр умови вибірки задаються шляхом вибору операції фільтрації та введення значення для застосування фільтра. Наприклад, якщо потрібно зробити вибірку по стовпцю Дата документа із Реєстру операцій, необхідно:

  • перейти у блок Фільтр;
  • знайти поле для вводу блоку Фільтр, яке розташоване під відповідним стовпцем;
  • натиснути на кнопку, розмішену праворуч від цього поля (за замовченням: для полів з числовими даними – , з текстовими – );
  • обрати потрібну операцію фільтрації;
  • у полі для вводу вказати необхідне значення (умову вибірки даних).

Для різних типів даних (текст, числа) є можливість застосувати різні правила фільтрації даних. Наявні варіанти операцій фільтрації:

  • для текстових даних: дорівнює, не дорівнює, починається з, закінчується на, містить, не містить, пусто;
  • для числових значень: дорівнює, не дорівнює, менше, менше або дорівнює, більше, більше або дорівнює, пусто.
Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Фільтрування даних (дата документу –             після 15.04.2021, номер документу – починається з 1, сума операції – 20000,0 і             більше)
Рис. 7. Модуль Головний журнал через тонкий клієнт. Фільтрування даних(дата документу – після 15.04.2021, номер документу – починається з 1, сума операції – 20000,0 і більше)