Додатковий сервіс в довіднику

Автонумерація

При створенні записів в картотеці можна задати автонумерацію коду – вказати довжину і символ заповнювач. Як буде виглядати код, відразу видно в полі Приклад. При необхідності задається різна маска коду для різних груп, в цьому випадку автонумерація буде працювати окремо в межах кожної групи.

Для завдання автонумерації в реєстрі Картотека контрагентів використовуються пункт меню Сервіс / Автонумерація в межах груп. Встановлення параметру додає префікс код групи до номера, що встановлений автонумерацією.

Для коректного сортування кодів рекомендується символ/заповнювач - 0, інакше, спочатку розташується запис з кодом 100, потім з кодом 50).

Якщо деяка сукупність контрагентів характеризується однаковими параметрами з вкладки Додатково або відноситься до однієї структурної групи, то зручно скористатися можливістю групового введення даних. Для цього по клавіші Пробіл відзначаються записи, і викликається вікно глобального коригування командою меню Правка / Групова правка...(комбінація клавіш Alt + G).

Групова правка

Для перенесення зазначених контрагентів з групи в групу необхідно відзначити записи для перенесення, вибрати пункт меню Правка/Групова правка в полі Група по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (), вибрати Групу контрагентів для переміщення.

Оновлення реквізитів контрагентів

Оновлення реквізитів контрагентів згідно державного реєстру податкової служби здійснюється по пункту меню Правка / Оновити реквізити або комбінація клавіш Shift + Ctrl + N. Оновлення здійснюється по коду ЄДРПОУ. При перевірці також аналізується дата закінчення свідоцтва платника ПДВ. Якщо поточна дата (тобто, дата в момент запуску оновлення контрагента) менша дати закінчення свідоцтва платника ПДВ, то такий контрагент є - Платником. Якщо поточна дата більша дати закінчення свідоцтва, то контрагент є Не платником.

Для оновлення необхідно мати підключення до мережі Інтернет.

Об’єднання карток

Об’єднання карток здійснюється у разі дублювання карток контрагентів та для забезпечення цілісності даних в Комплексі. Щоб об’єднати записи карток контрагентів, для цього по клавіші Пробіл відзначаються записи контрагентів і за пунктом меню Реєстр / Об’єднати або комбінацією клавіш Shift + Ctrl + М здійснюється об’єднання карток (Комплекс повідомляє, в яку картку контрагента відмічені контрагенти будуть об’єднані. Об’єднання здійснюється в ту картку, на якій встановлений курсор, виділений рядок). Об’єднання карток можливе тільки для контрагентів з однаковим типом (юридична/фізична особи), ЄДРПОУ або ІПН.

Якщо об’єднання виконано успішно, тоді всі посилання в зв’язаних документах буде переприв’язано на контрагента, з яким було об’єднання (Комплекс повідомить найменування (ПІБ) контрагента на якого прив’язане посилання). Після об’єднання декількох карток одна залишається активною, а інші – неактивні (колір шрифту – сірий).

Видалення / відновлення записів

З метою запобігання несанкціонованого або випадкового видалення записів з картотеки контрагентів Комплекс попередньо проводить логічне видалення запису по клавіші F8 з можливістю подальшого відновлення в картотеці. Логічно видалені записи залишаються в базі даних, але виділяються в реєстрі неактивним, сірим кольором і недоступні для коригування та вибору в первинних документах. Приховують їх за допомогою пункту меню Реєстр / Приховати Видалені записи. Відновлюються такі записи в картотеці по комбінації клавіш Alt + F8 або використовується пункт меню Реєстр / Відновити логічно Видалені. Для фізичного видалення запису з бази даних використовується комбінація клавіш Ctrl + Y або пункт меню Реєстр / Видалити логічно Видалені.