Створення нового запису про партнера

Створення картки партнера проводиться в будь-якому вигляді (Стандартний або Ієрархічний) довідника контрагентів.

Для ієрархічного виду в лівій панелі курсор встановлюється на рядку з найменуванням підгрупи (нижнього рівня), в яку вводиться новий контрагент, потім в правій панелі по пункту меню Реєстр/Створити (по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) проводиться додавання нового контрагента, вибирається пункт: Створити юридичну особу або Створити фізичну особу.

Дані про партнера вводяться у вікно Картка контрагента на вкладках: Загальні дані, Рахунки, Адреса,Додатково, Вкладення, Історія, вкладка Поля користувача з'являється якщо для даного довідника налаштовані поля користувача.

Картка юридичної особи. Вкладка Загальні дані

На вкладці Загальні дані заповнюються такі поля:

Код партнера (унікальний в довіднику) розрядність 30 символів;
Найменування (використовується для пошуку) і Повне найменування (для виведення в друкованих формах) для партнера – юридичної особи;
Прізвище, І.Б. для партнера – фізичної особи;
Паспорт (№, дата та ким виданий) – для партнера – фізичної особи;
Дата народження – для партнера – фізичної особи;
Група – вказується група контрагентів, в яку входить реєстрований партнер;
Країна і регіон – вибирається з довідника Адрес;
Головне підприємство – вибирається для філій;
реквізити ІПН і ЄДРПОУ є унікальними в межах реєстру партнерів – самостійних юридичних осіб. Якщо контрагент має статус дочірнього підприємства або відділення, необхідно вказати для нього Головне підприємство у відповідному полі. При цьому автоматично заповниться код ІПН, недоступний для коригування. Є можливість зберігати кілька контрагентів з однаковим кодом ІПН 100000000000, 200000000000, 300000000000, 400000000000, 500000000000, 600000000000 (1, 2, 3, 4, 5, 6 і 11 нулів);
Примітка: У Комплексі довжина поля ІПН становить 8 символів, виключення – 9 символів для контрагентів по договорах: Про спільну діяльність, Управління майном та Угоді про розподіл продукції.

Тип оподаткування;
ІПН – для юридичних осіб, Код ІПН для фізичних;
ЄДРПОУ – для юридичних осіб;
Номер СРП ПДВ – для партнера платника ПДВ;
Код філії;
Код податкової інспекції;
Код району;
ЄДРІСІ - код з Єдиного державного реєстру інститутів спільного інвестування, зазначається за необхідності;;
параметр ФОП – зазначається за необхідності;
параметр Не платник ПДВ – зазначається за необхідності;
параметр Нерезидент – зазначається за необхідності;
параметр Виробник – зазначається за необхідності (для юридичних осіб);
при створення картки юридичної особи на вкладці Загальні дані, у розділі Банківські реквізити відображаються дані по основному банківському рахунку, заведеному на вкладці Рахунки.

У картці контрагента на вкладці Рахунки одночасно можна представляти кілька рахунків організації. При натисканні комбінації клавіш Ctrl+↑ (по пункту меню Правка/Перемістити вгору) або Ctrl+↓ (по пункту меню Правка/Перемістити вниз) на записах рахунків проводиться їх переміщення. При цьому якщо рахунок встановлюється на першу позицію, то він стає основним і на вкладці Загальні дані картки прописується даний рахунок.

Номер основного розрахункового рахунку для партнера – юридичної особи, із зазначенням Банку, кор.рахунку (із зазначенням Банку), Рахунок ПДВ, відображається на вкладці Загальні дані в розділі Банківські реквізити.

Перший запис у списку рахунків на вкладці Рахунки позначається завжди основним розрахунковим рахунком і при формуванні первинних документів проставляється за замовчуванням в відповідне поле. За необхідності в документах можна обрати інші рахунки партнера.

У Комплексі реалізовано контроль введення банківських реквізитів для рахунків IBAN, зокрема:

поля Номер рахунку та Банк – обов’язкові для введення;
контролюється введення коду (МФО) банку. За наявності невідповідності виводиться відповідне інформаційне повідомлення;
за наявності збігів у р/р для різних банків, виводиться відповідне інформаційне повідомлення.

Інформаційне повідомлення про наявність неузгодженості даних

У картці рахунку контрагента наявний параметр Головний в поточній СО. Параметр використовується тільки для підприємств при централізованому обліку. Параметр можна поставити тільки для одного з рахунків контрагента в розрізі поточної структурної одиниці. Далі за встановленим параметром рахунок автоматично буде проставлятися у всіх документах при виборі контрагента.

Додаткові банківські рахунки вводяться на вкладці Рахунки по пункту меню Картка/Створити (по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

Картка юридичної особи. Вкладка Рахунки

У Комплексі реалізовано можливість архівувати розрахункові рахунки контрагентів, якщо вони прив’язані до документів та надалі не використовуються.

Відправлення розрахункового рахунку в архів відбувається через його логічне видалення по пункту меню Картка/Видалити (клавіша F8 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ). Комплекс виведене інформаційне повідомлення перед тим, як виконати операцію логічного видалення рахунку. Архівний рахунок буде відображатись сірим кольором на вкладці Рахунки Картки контрагента або, якщо увімкнений параметр Картка/Приховати логічно видалені (біля пункту стоїть відмітка ), логічно видалені рахунки не відображаються у переліку рахунків картки контрагентів. Знята відмітка призведе до відображення архівних рахунків у реєстрі сірим кольором, актуальних рахунків – синім.

Для того, щоб повністю видалити архівний рахунок з Комплексу, використовується пункт меню Картка/Видалити логічного видалені (комбінація клавіш Сtrl+Y) – рахунок видаляється назавжди. При цьому, якщо існують посилання на даний рахунок в документах чи довідниках, то Комплекс повідомить про неможливість процедури видалення.

Додаткові адреси партнерів вводяться на вкладці Адреси. Тут також вводяться дані про контактні особи, з прив'язкою до конкретної адреси. Створення нового запису проводиться по клавіші Ins. У контекстному меню вибирається пункт Створити адресу або Створити контактну особу і заповнюються запропоновані поля в правій панелі. Дані про контактні особи вводять тільки після створення адреси. Для контактної особи, що має право на підпис документів встановлюється параметр Право на підпис. У разі якщо відмітка встановлена у одної контактної особи, то в іншій контактній особі, одного контрагента, її поставити не можна. Контактна особа, у якої є право підпису в реєстрі виділяється жирним шрифтом.

Проставлені відмітки Використовувати для оплати і Використовувати для відвантаження, Використовувати для вантажовідправника дозволяють при формуванні первинних документів автоматично заповнювати адреси платника і одержувача. За кожним закріплюється торговий агент.

Код GLN – глобальний ідентифікаційний номер (глобальний номер розташування). Поле Код GLN – 13-розрядний цифровий код (номер), призначений для ідентифікації підприємств, функціональних підрозділів, фізичного розташування.

Картка юридичної особи. Вкладка Адреса

На вкладці Додатково містяться параметри, що визначають умови розрахунків.

Для контрагента, який є фізичною особою, на вкладці Додатково заповнюються поля ПІБ в родовому і давальному відмінках, які потім відображаються в полях звітів по контрагентам.

Поле Платник заповнюється, якщо при відвантаженні товару даний контрагент вказується як вантажоодержувач, а платником є інший контрагент.

Для закріплення партнера за Торговим агентом заповнюється відповідне поле (для юридичних осіб).

Спосіб оплати: безготівковий, готівковий, вимога з акцептом, передоплата – зі списку вибирається основний спосіб розрахунків з даним контрагентом.

За замовчуванням встановлено відмітку Контроль взаєморозрахунків. Якщо взаєморозрахунки з даними партнером не ведуться, дану відмітку необхідно зняти.

Відмітка Відвантаження заборонено встановлюється при необхідності. Якщо для контрагента заборонена відвантаження в кредит, формується видаткова накладна тільки в межах поточного дебетового сальдо розрахунків. Якщо в картці контрагента встановлений параметр Відвантаження заборонено, то в Комплексі буде неможливо зберегти видаткову накладну, видаткову рахунок-накладну, акт виконаних робіт або поворотну накладну постачальнику.

Поля розділу Ліцензія заповнюються при необхідності.

При необхідності заповнюються поля Прайс-лист – Товари та Послуги.

Якщо зазначається Прайс-лист: Товари/Послуги, Комплекс автоматично буде пропонувати його при виписці документів даному контрагенту.

При роботі з контрагентом з наданням кредиту, необхідно встановити позначку Продажі в кредит дозволені. Кредит вказується в будь-якій валюті обліку. Без введеної валюти суму кредиту встановити неможливо. Сума кредитного ліміту контролюється Комплексом при виписці розрахункових і відвантажувальних документів на адресу даного контрагента, з урахуванням зазначеного терміну кредитування в днях (поле Термін). Детальніше про порядок контролю див. про систему Облік збуту.

За необхідності встановлюється параметр Не обробляти в податковому обліку.

За необхідності встановлюється параметр Учасник СЕВ. Параметр доступний тільки для контрагентів з типом Юридична особа.

За необхідності встановлюється параметр Відвантаження заборонено.

При роботі з контрагентами по наданню їм індивідуальних знижок Комплексом передбачена таблиця Тарифи та знижки з полями Дата тарифу/знижки, Шифр, Значення.

Довільна інформація про партнера вказується в полі Примітка.

Картка юридичної особи. Вкладка Додатково

На вкладці Вкладення є можливість додавати до картки контрагента вкладення, що містять скан-копії документів чи іншу супровідну документацію. Додавання нового вкладення здійснюється по пункту меню Картка / Створити, по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – . Вкладення у документи.

На вкладці Історія, по пункту меню Картка/Створити, по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – можна створювати записи в історію контрагента, вказавши Дату, Код, Зміст та Примітку.

Створення картки фізичної особи аналогічне створенню картки юридичної особи. Відмінність у переліку реквізитів на вкладці Загальні дані .