Створення нового запису про партнера

Створення картки партнера проводиться в будь-якому вигляді (Стандартний або Ієрархічний) довідника контрагентів.

Для ієрархічного виду в лівій панелі курсор встановлюється на рядку з найменуванням підгрупи (нижнього рівня), в яку вводиться новий контрагент, потім в правій панелі по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) проводиться додавання нового контрагента, вибирається пункт: Створити юридичну особу або Створити фізичну особу.

Дані про партнера вводяться у вікно Картка контрагента на вкладках: Загальні дані, Рахунки, Адреса, Додатково, Вкладення, Історія, вкладка Поля користувача з'являється якщо для даного довідника налаштовані поля користувача.

Картка юридичної особи. Вкладка Загальні дані

На вкладці Загальні дані заповнюються такі поля:

Код партнера (унікальний в довіднику) розрядність 30 символів;
Найменування (використовується для пошуку) і Повне найменування (для виведення в друкованих формах) для партнера – юридичної особи;
Прізвище, І.Б. для партнера – фізичної особи;
Паспорт (№, дата та ким виданий) – для партнера – фізичної особи;
Дата народження – для партнера – фізичної особи;
Група – вказується група контрагентів, в яку входить реєстрований партнер;
Країна і регіон – вибирається з довідника Адрес;
Головне підприємство – вибирається для філій;
реквізити ІПН і ЄДРПОУ є унікальними в межах реєстру партнерів – самостійних юридичних осіб. Якщо контрагент має статус дочірнього підприємства або відділення, необхідно вказати для нього Головне підприємство у відповідному полі. При цьому автоматично заповниться код ІПН, недоступний для коригування. Є можливість зберігати кілька контрагентів з однаковим кодом ІПН 100000000000, 200000000000, 300000000000, 400000000000, 500000000000, 600000000000 (1, 2, 3, 4, 5, 6 і 11 нулів);
Примітка: У Комплексі довжина поля ІПН становить 8 символів, виключення – 9 символів для контрагентів по договорах: Про спільну діяльність, Управління майном та Угоді про розподіл продукції.
Тип оподаткування;
ІПН – для юридичних осіб, Код ІПН для фізичних;
ЄДРПОУ – для юридичних осіб;
Номер СРП ПДВ – для партнера платника ПДВ;
Код філії;
Код податкової інспекції;
Код району;
ЄДРІСІ - код з Єдиного державного реєстру інститутів спільного інвестування, зазначається за необхідності;
параметр ФОП – зазначається за необхідності;
параметр Не платник ПДВ – зазначається за необхідності;
параметр Нерезидент – зазначається за необхідності;
параметр Виробник – зазначається за необхідності (для юридичних осіб);
при створення картки юридичної особи на вкладці Загальні дані, у розділі Банківські реквізити відображаються дані по основному банківському рахунку, заведеному на вкладці Рахунки.

У картці контрагента на вкладці Рахунки одночасно можна представляти кілька рахунків організації. При натисканні комбінації клавіш Ctrl + ↑ (по пункту меню Правка / Перемістити вгору) або Ctrl + ↓ (по пункту меню Правка / Перемістити вниз) на записах рахунків проводиться їх переміщення. При цьому якщо рахунок встановлюється на першу позицію, то він стає основним і на вкладці Загальні дані картки прописується даний рахунок.

Номер основного розрахункового рахунку для партнера – юридичної особи, із зазначенням Банку, кор.рахунку (із зазначенням Банку), Рахунок ПДВ, відображається на вкладці Загальні дані в розділі Банківські реквізити.

Перший запис у списку рахунків на вкладці Рахунки позначається завжди основним розрахунковим рахунком і при формуванні первинних документів проставляється за замовчуванням в відповідне поле. За необхідності в документах можна обрати інші рахунки партнера.

У Комплексі реалізовано контроль введення банківських реквізитів для рахунків IBAN, зокрема:

поля Номер рахунку та Банк – обов’язкові для введення;
контролюється введення коду (МФО) банку. За наявності невідповідності виводиться відповідне інформаційне повідомлення;
за наявності збігів у р/р для різних банків, виводиться відповідне інформаційне повідомлення.

Інформаційне повідомлення про наявність неузгодженості даних

У картці рахунку контрагента наявний параметр Головний в поточній СО. Параметр використовується тільки для підприємств при централізованому обліку. Параметр можна поставити тільки для одного з рахунків контрагента в розрізі поточної структурної одиниці. Далі за встановленим параметром рахунок автоматично буде проставлятися у всіх документах при виборі контрагента.

Додаткові банківські рахунки вводяться на вкладці Рахунки по пункту меню Картка / Створити (по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

Картка юридичної особи. Вкладка Рахунки

У Комплексі реалізовано можливість архівувати розрахункові рахунки контрагентів, якщо вони прив’язані до документів та надалі не використовуються.

Відправлення розрахункового рахунку в архів відбувається через його логічне видалення по пункту меню Картка / Видалити (клавіша F8 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ). Комплекс виведене інформаційне повідомлення перед тим, як виконати операцію логічного видалення рахунку. Архівний рахунок буде відображатись сірим кольором на вкладці Рахунки Картки контрагента або, якщо увімкнений параметр Картка / Приховати логічно видалені (біля пункту стоїть відмітка ), логічно видалені рахунки не відображаються у переліку рахунків картки контрагентів. Знята відмітка призведе до відображення архівних рахунків у реєстрі сірим кольором, актуальних рахунків – синім.

Для того, щоб повністю видалити архівний рахунок з Комплексу, використовується пункт меню Картка / Видалити логічного видалені (комбінація клавіш Сtrl + Y) – рахунок видаляється назавжди. При цьому, якщо існують посилання на даний рахунок в документах чи довідниках, то Комплекс повідомить про неможливість процедури видалення.

Додаткові адреси партнерів вводяться на вкладці Адреси. Тут також вводяться дані про контактні особи, з прив'язкою до конкретної адреси. Створення нового запису проводиться по клавіші Ins. У контекстному меню вибирається пункт Створити адресу або Створити контактну особу і заповнюються запропоновані поля в правій панелі. Дані про контактні особи вводять тільки після створення адреси. Для контактної особи, що має право на підпис документів встановлюється параметр Право на підпис. У разі якщо відмітка встановлена у одної контактної особи, то в іншій контактній особі, одного контрагента, її поставити не можна. Контактна особа, у якої є право підпису в реєстрі виділяється жирним шрифтом.

Проставлені відмітки Використовувати для оплати і Використовувати для відвантаження, Використовувати для вантажовідправника дозволяють при формуванні первинних документів автоматично заповнювати адреси платника і одержувача. За кожним закріплюється торговий агент.

Код GLN – глобальний ідентифікаційний номер (глобальний номер розташування). Поле Код GLN – 13-розрядний цифровий код (номер), призначений для ідентифікації підприємств, функціональних підрозділів, фізичного розташування.

Картка юридичної особи. Вкладка Адреса

На вкладці Додатково містяться параметри, що визначають умови розрахунків.

Для контрагента, який є фізичною особою, на вкладці Додатково заповнюються поля ПІБ в родовому і давальному відмінках, які потім відображаються в полях звітів по контрагентам.

Поле Платник заповнюється, якщо при відвантаженні товару даний контрагент вказується як вантажоодержувач, а платником є інший контрагент.

Для закріплення партнера за Торговим агентом заповнюється відповідне поле (для юридичних осіб).

Спосіб оплати: безготівковий, готівковий, вимога з акцептом, передоплата – зі списку вибирається основний спосіб розрахунків з даним контрагентом.

За замовчуванням встановлено відмітку Контроль взаєморозрахунків. Якщо взаєморозрахунки з даними партнером не ведуться, дану відмітку необхідно зняти.

Відмітка Відвантаження заборонено встановлюється при необхідності. Якщо для контрагента заборонена відвантаження в кредит, формується видаткова накладна тільки в межах поточного дебетового сальдо розрахунків. Якщо в картці контрагента встановлений параметр Відвантаження заборонено, то в Комплексі буде неможливо зберегти видаткову накладну, видаткову рахунок-накладну, акт виконаних робіт або поворотну накладну постачальнику.

Поля розділу Ліцензія заповнюються при необхідності.

При необхідності заповнюються поля Прайс-лист – Товари та Послуги.

Якщо зазначається Прайс-лист: Товари/Послуги, Комплекс автоматично буде пропонувати його при виписці документів даному контрагенту.

При роботі з контрагентом з наданням кредиту, необхідно встановити позначку Продажі в кредит дозволені. Кредит вказується в будь-якій валюті обліку. Без введеної валюти суму кредиту встановити неможливо. Сума кредитного ліміту контролюється Комплексом при виписці розрахункових і відвантажувальних документів на адресу даного контрагента, з урахуванням зазначеного терміну кредитування в днях (поле Термін). Детальніше про порядок контролю див. про систему Облік збуту.

За необхідності встановлюється параметр Не обробляти в податковому обліку.

За необхідності встановлюється параметр Учасник СЕВ. Параметр доступний тільки для контрагентів з типом Юридична особа.

За необхідності встановлюється параметр Відвантаження заборонено.

При роботі з контрагентами по наданню їм індивідуальних знижок Комплексом передбачена таблиця Тарифи та знижки з полями Дата тарифу/знижки, Шифр, Значення.

Довільна інформація про партнера вказується в полі Примітка.

Картка юридичної особи. Вкладка Додатково

На вкладці Вкладення є можливість додавати до картки контрагента вкладення, що містять скан-копії документів чи іншу супровідну документацію. Додавання нового вкладення здійснюється по пункту меню Картка / Створити, по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – . Вкладення у документи.

На вкладці Історія, по пункту меню Картка/Створити, по клавіші Ins чи за допомогою іконки на панелі інструментів – можна створювати записи в історію контрагента, вказавши Дату, Код, Зміст та Примітку.

Створення картки фізичної особи аналогічне створенню картки юридичної особи. Відмінність у переліку реквізитів на вкладці Загальні дані.