Реорганізація плану рахунків

У зв'язку зі зміною законодавства іноді виникає необхідність змінити план рахунків: додати або змінити субрахунок, перенести рахунок/субрахунок в інший розділ та ін. Виконується ця операція по пункту меню Реєстр/Реорганізація плану рахунків. Реорганізація плану рахунків доступна тільки при наявності рахунків або розділів в межах бухгалтерської книги. Реорганізацію плану рахунків здійснює майстер в одновіконному режимі.

Запуск майстра Реорганізації плану рахунків

Пропонується вісім варіантів реорганізації:

Перенесення рахунку в інший розділ в межах книги;
Зміна порядку дотримання розділів Плану рахунків;
Пониження рівня детального рахунку (субрахунку);
Зміна номера і найменування рахунку (субрахунку);
Об'єднання рахунків;
Зміна структури аналітики;
Рознесення аналітики;
Зміна структури рахунку.

Реорганізація плану рахунків за першими чотирма видами виконується для рахунку/субрахунку/розділу, на якому встановлений курсор.

Вікно вибору варіантів Реорганізації плану рахунків

Перенесення рахунку в інший розділ в межах книги

Операція виконується тільки для рахунків.

Для виконання операції Комплекс пропонує список розділів плану рахунків, в якому клавішею Пробілвідзначається розділ, в який переміщається поточний рахунок. Рахунок буде перенесений в інший розділ разом з усіма субрахунками. Режим не доступний, якщо рахунок не є рахунком верхнього рівня.

Зміна порядку дотримання розділів Плану рахунків

Ця операція виконується тільки для розділів. Цей режим реорганізації призначений для зміни порядку проходження розділів Плану рахунків.

При виборі цього режиму пропонується список відкритих розділів. По клавішах Ctrl+↓ і Ctrl+↑ розділи переміщаються в потрібному порядку. Після додаткового запиту здійснюється зміна порядку проходження розділів.

Пониження рівня детального рахунку (субрахунку)

Операція можлива тільки з детальними рахунками (що не мають нижніх субрахунків).

Виконує перетворення поточного детального рахунку в консолідуючий. На запит Комплексу введіть номер і найменування субрахунку. На цей субрахунок будуть перенесені залишки і обороти з колишнього рахунку.

Зміна номера і найменування рахунку (субрахунку)

Операція виконується тільки для рахунків. Для здійснення цієї операції вводиться новий номер рахунку. Разом з номером можлива зміна найменування рахунку. Для цього в пропонованому поле редагується найменування рахунку.

Об'єднання рахунків

Операція об'єднання рахунків служить для перенесення даних з одного рахунку на інший. Об'єднання рахунків необхідно при будь-якій формі реструктуризації Комплексу обліку на підприємстві: перехід на новий план рахунків, укрупнення рахунків (злиття даних з декількох рахунків на один) та ін. Після виконання цієї процедури посилання на старий рахунок по всьому Комплексі змінюються на вказаний новий рахунок.

У процесі об'єднання обробляється пара рахунків (старий і новий) рахунки мають бути сумісні один з одним. Сумісність рахунків виражається в задоволенні наступних умов кожним із зазначених в парі рахунків:

Рахунки мають бути детальними;
Рахунки мають бути у одній бухгалтерській книзі;
Рахунки повинні мати однакове ставлення до балансу, тобто обидва рахунки повинні бути балансовими або позабалансовими;
У рахунків має збігатися ознака мультивалютності, тобто обидва рахунки мають бути або мультивалютними, або вестися у валюті обліку;
Обидва рахунки повинні бути синтетичними;
Обидва рахунки мають бути аналітичними, і в такому випадку необхідно дотримання ще двох умов:
- прив'язані до рахунків аналітичні картотеки повинні бути однаковими;
- прив'язані до рахунків аналітичні картотеки повинні бути подібними (це виражається в збігу у них переліку і порядку реквізитів аналітики). Наприклад, заведені 2 аналітичні картотеки, реквізитом яких є Контрагент, але для однієї картотеки він визначений як Постачальник, для іншого як Покупець.
  Примітка: У процесі об'єднання рахунків проводиться модифікація посилань на ці рахунки з різних облікових реєстрів і картотек Комплексу. Не проводиться заміна явних посилань на рахунки в програмах користувача. У таких випадках необхідно після завершення процесу об'єднання вручну замінити старий рахунок на новий.

Для об'єднання рахунків необхідно виконати наступні дії:

Формується список старих рахунків. Необхідно курсор встановити в колонку старого рахунку і по клавіші Ins або F4 викликати вікно вибору з плану рахунків. У вікні клавішею Пробіл відзначаються рахунки, і по комбінації клавіш Ctrl+Enter зазначені рахунки потраплять в таблицю в колонку старих рахунків;
У колонці нових рахунків для кожного зі старих рахунків вибирається новий рахунок для заміни. Для цього курсор встановлюється в колонку нових рахунків проти замінного старого, і по клавіші F3 у вікні пропонуються тільки рахунки, які підходять для старого рахунку за всіма зазначеними вище умовами. Вибирається новий рахунок для заміни;
Після того, як сформований список об'єднання рахунків, змінюють послідовність обробки пар рахунків, переміщаючи рядка таблиці, відносно один одного по комбінації клавіш Ctrl+↑ і Ctrl+↓;
Таблиці відповідності зберігаються (при цьому таблиця має бути повністю заповнена) і з'являється вікно Увага з коротким описом майбутніх змін;
Примітка: Слід зазначити, що налаштована таблиця відповідності рахунків зберігається після проведення об'єднання рахунків.
5. Після закінчення першого етапу процесу об'єднання (підготовки даних для об'єднання) формується протокол, що відображає статистику проведених змін по всіх системах. Проаналізувавши цей протокол, приймається рішення про об'єднання рахунків або відмову від нього. У разі відмови все дані будуть повернуті в стан, в якому вони перебували до проведення операції об'єднання.

Ця операція призначена для зміни параметрів аналітичного обліку на поточному рахунку.

Зміна структури аналітики

Якщо в бухгалтерському рахунку, по якому є залишки або обороти необхідно додати ще один рівень аналітики, тоді використовують пункт Зміна структури аналітики. Після цього, потрібно перепровести всі проводки з цим рахунком і розібрати аналітику в залишках.

Рознесення аналітики

Якщо в бухгалтерському рахунку не було аналітики або її необхідно замінити, тоді використовують пункт Рознесення аналітики. Якщо проведена заміна аналітики, тоді дані старої аналітики видаляються, а нової – необхідно занести, перепровести всі проводки з цим рахунком і розібрати аналітику в залишках.