Загальні відомості

Реєстрації первинних документів постачальника на постачання товару і виконання робіт/надання послуг здійснюється рядом документів, розглянемо їх.

Прибуткова товарна накладна (ПрНак)– тип документа служить для реєстрації постачання товарно-матеріальних цінностей. За допомогою документа даного типу реєструються наступні операції:

• купівля;
• бартер;
• консигнація;
• відповідальне зберігання;
• надходження на митницю;
• давальницька сировина;
• надходження МШП;
• надходження ОЗ.

За накладними з операцією Надходження МШП формують Документ МШП, в якому визначається облікова політика даного МШП, МВО, розміщення по підрозділах, термін списання і норма списання. За підсумками обробки формується документ Передача в експлуатацію. При необхідності формування окремої картки на кожну одиницю МШП включається параметр Розбити поштучно.

Накладні за операціями Надходження ОЗ дозволяють сформувати Документ ОЗ. У модулі Документи обліку руху ОЗ автоматично формуються документи з операцією Надходження.

Накладна заповнюється або вибирається в якості документа-підстави: Договір, Рахунок постачальника, Замовлення постачальникові.

Документ використовується також для надходження на підприємство роздрібних товарів, послуг. Нова роздрібна ціна встановлюється в момент реєстрації прибуткового документа і розраховується в програмі калькуляції рядків товарних документів шляхом поновлення прейскуранта. Специфікація прибуткового документа формується за допомогою сканера на основі штрих-кодів, налаштованих в номенклатурному довіднику. Надані послуги/виконані роботи вводяться по пункту меню Правка / Створення послуги на товар/послугу або за комбінацією клавіш Alt+Ins у вигляді додаткової позиції. Застосовується для додавання накладних витрат при визначенні фактичної собівартості оприбуткування. Існує можливість введення послуг окремим рядком з номенклатурного довідника по пункту меню Правка / Викликати довідник послуг (комбінація клавіш Alt+F3)і віднесення їх за бажанням користувача на рахунки витрат.

Акт приймання робіт (ПрАкт)– документ служить для реєстрації отриманих робіт, послуг. Акт вводиться користувачем або вибирається в якості документа-підстави: Договір, Рахунок до оплати, Замовлення постачальникові. В акт включається тільки номенклатура, що належить до типу Послуги. Послуга вважається наданою після реєстрації акту, і після створення суми по документу враховується у взаєморозрахунках.

Рахунок-накладна постачальника (РхПНк)– документ дозволяє реєструвати прибуткові накладні в тих випадках, коли товарний документ постачальника є одночасно і розрахунковим. Таким чином, даний документ об'єднує в собі функції товарної накладної та рахунку. В даному документі реєструється надходження товарів з видом операції покупка і прихід робіт, послуг.

Документ формується також на підставі Договору, Замовлення, Рахунки та в поле Коментар автоматично записується інформація з документа – підстави.

Робота з кожним з перерахованих видів документів в підсистемі Облік закупок проводиться в модулі з однойменною назвою:

• Прибуткові товарні накладні;
• Рахунок-накладна постачальника;
• Акти приймання робіт.

Робота зі згаданими модулями можлива через тонкий та веб-клієнт.

Реалізація цих модулів уweb версії Комплексу знаходиться у розробці.

При переформуванні накладних на підставі ордера в рядки специфікації накладної підтягуються партії, як в ордері. Така операція доступна тільки в тому випадку, якщо:

• не включений автоматичний підбір партій;
• по позиції накладної є тільки одна позиція ордера.

Вибір замовлень для формування документів відбувається з поточного журналу замовлень. Для прискорення роботи із замовленнями необхідно невикористовувані замовлення перемістити в окремий журнал, в реєстрі накладних один раз вибрати необхідний журнал (з не відвантаженими замовленнями), при наступному формуванні накладних замовлення вибираються з поточного журналу, а не з усіх наявних журналів.

Основні принципи роботи з реєстрами та документами в Комплексі, а також механізм пошуку, фільтрування та сортування даних описані в розділі Загальне для всіх систем.

При роботі через тонкий клієнт, по пункту меню Реєстр / Проведення(по комбінації клавіш Alt+Е або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) налаштовуються проводки документа, на якому встановлений курсор. Згідно з позицією меню Реєстр / Провести документ(комбінація клавіш Alt+Р чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) виконується проведення документа до Головної книги. Для відкликання документу, наприклад, внесення змін (корегувань) в документ, його необхідно відкликати по пункту меню Реєстр / Відкликати документ (комбінація клавіш Alt+R чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

По пункту меню Реєстр / Групове формування / Сформувати складський ордер (комбінація клавіш Ctrl+O) виконується групове формування складського ордера на основі документа. При необхідності групового видалення складського ордера на основі документа використовується пункт меню Реєстр / Групове формування / Видалити складський ордер (комбінація клавіш Ctrl+P).

Згідно з позицією меню Реєстр / Формування на підставі... / Товарних документів (комбінація клавіш Alt+Ins) або Рахунків до оплати (комбінація клавіш Ctrl+Ins) виконується формування документа на підставі видаткового документа (в таблиці вибору відображаються всі документи – відвантажені та не відвантажені).

Окрім того, за умови виділення документа-підстави клавішею Пробіл або шляхом поставлення відмітки за допомогою лівої клавіші миші, по пункту меню Реєстр, є можливість формувати такі документи:

• Формування податкового документу;
• Формування акцизної накладної;
• Сформувати рахунок (комбінація клавіш Ctrl+А).

Видалення сформованих раніше податкових документів, акцизних накладних та рахунків на підставі прибуткових товарних накладних виконується по пункту меню Реєстр:

• Видалення податкового документу (комбінація клавіш Ctrl+D);
• Видалити акцизну накладну.

По пункту меню Реєстр / Настроювання автопідбору визначається механізм автопідбору.

Згідно з позицією меню Реєстр / Переформ. на підст. ордерів виконується переформування документів реєстру на підставі ордерів.