Створення плану закупівель

Створення і робота з планом закупівель доступна лише у десктопній версії. По пункту меню Реєстр/Створити відкривається вікно Плану закупівель. Вікно складається з панелі основних даних плану та двох вкладок Заявки і Специфікація.

На панелі основних даних зазначається:

  • Номер/ВнНомер – обов’язкове поле – це унікальний ідентифікатор документу в реєстрі, він заповнюється користувачем вручну або автоматично, в залежності від налаштувань підсистеми Облік закупок;
  • від – поле заповнюється автоматично поточною датою, при необхідності корегується;
  • Статус – обов’язкове поле – відображає на якому етапі робіт знаходиться документ. Може приймати значення:
    • Основний;
    • Чернетка;
    • Проект - встановлюється за замовчуванням при створенні;
    • Закритий - дані на усіх вкладках доступні лише для перегляду;
  • Закуп. орг-ція – обов’язкове поле – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () обирається організація з довідника закупівельних організацій;
  • Період з … по … – обов’язкове поле – період планування, його початок та закінчення;
  • Коментар – довільний текст, вводиться користувачем;
  • Сума план – відображає суму по рядках вкладки Специфікація, згідно плану;
  • Сума Факт – відображає суму за прибутковими ордерами по факту оприбуткування ТМЦ.
  • параметр Групувати матеріали в документі закупівлі є актуальним для створення документів закупівлі на основі плану.
Примітка: План закупівель формується на певний період, причому в одному часовому періоді може бути тільки один план закупівель зі статусом Основний.

На вкладці Заявки дані представлені у двох табличних частинах:

  • у верхній частині таблиці відображається перелік Заявок на закупівлю.
  • у нижній частині таблиці відображається специфікація Заявки на закупівлю, яка на даний момент виділена кольором у верхній частині таблиці.

В плану закупівель відображаються лише заявки із статусом Затверджена (див. Створення заявки на закупівлю), вони доступні для включення в план. Для включення заявки до плану закупівель необхідно відмітити заявку (по клавіші Пробіл або шляхом проставлення відмітки за допомогою лівої клавіші миші) і перейти по пункту меню Документ / Включити заявки до плану (комбінація клавіш Alt+S).

При включенні заявки до поточного плану статус заявки змінюється на Включена до плану. Для зручності користувача заявки в плані закупівель відображаються різними кольорами:
  • заявки зі статусом Включена до плану – шрифтом чорного кольору;
  • заявки зі статусом Затверджена, але не включені в жоден план – шрифтом синього кольору;
  • заявка зі статусом Закрита - шрифтом сірого кольору.

В нижній частині таблиці позиції специфікації заявки зі статусом Затверджена відображаються сірим кольором і не доступні для редагування. Після включення заявок до плану, рядки специфікації набувають синього кольору і для редагування є доступні поля До замовлення (кількість ТМЦ) і Постачальник.

Примітка: Поле Постачальник на даному етапі є необов'язковим для заповнення. Постачальника можна визначити пізніше вже при створенні заявки постачальнику. Але, якщо постачальник вже зазначений у полі, то видалити його неможливо, можна лише замінити або відредагувати.

На закладці Специфікація відображається перелік всіх номенклатур за всіма включеними заявками на закупівлю, а також дані про фактичне оприбуткування придбаних ТМЦ. На даній закладці створюються Замовлення постачальникам Створення замовлення постачальнику з плану закупівель.

Виключення заявки з поточного плану проводиться по пункту меню Документ / Виключити заявки з плану (комбінація клавіш Alt+D). Після виключення заявки з плану її статус змінюється на Затверджена.

Примітка: Неможливо видалити з поточного плану заявки, за якими створена хоча б одна Заявка постачальнику!

Безпосередньо в Плані закупівель можна створити Заявку на закупівлю по пункту меню Документ / Створити заявку на закупівлю (комбінація клавіш Shift+Ins).

Відкриття або закриття заявки на закупівлю вручну, безпосередньо в плані закупівлі, виконується по пункту меню Документ / Відкрити/Закрити заявку (комбінація клавіш Shift+Ctrl+S). При закритті статус заявки буде Закрита. Автоматичне закриття Заявок на закупівлю проводиться після створення документів закупівлі з плану закупівлі і оприбуткування придбаних запасів Закриття плану закупівель, але в такому випадку вони набувають статусу Виконана.