Створення наказу Про надання відпустки

Створення наказу Про надання відпустки проводиться в системі Облік персоналу / Облік кадрів у групі модулів Картотека в модулі Накази.

Для створення наказу необхідно зробити наступне, у вікні Реєстр наказів :

  • У полі Період вибрати - Поточний місяць або весь рік.
  • У полі Статус вибрати конкретний статус або Всі.
  • У полі Журнал вибрати необхідний журнал. Якщо журналів у системі не створено, всі документи створюються в журналі Документи без журналу.
    Примітка: Вид журналу Всі журнали використовуються тільки для перегляду. Створювати накази в цьому журналі неможливо.

З лівої сторони вікна Реєстру наказів обрати вид наказу. У нашому випадку це група Відпустка / Щорічна. Курсор встановити в табличну частину вікна.

По пункту меню Реєстр / Створити наказ або по клавіші Insertстворити наказ. У вікні Вибір виду наказу вибрати необхідний наказ – Про відпустки та натиснути кнопку ОК.

Відкривається вікно Створення наказу. Заповнити необхідні реквізити шапки наказу:

  • Номер проекту.
  • Дата реєстрації.
  • Дата введення в дію.

Із довідника вибрати відповідного підписанта в полях (при відсутності налаштування дані поля можуть залишатися порожніми):

  • Внесено проект.
  • Погоджено.
  • Затверджено.

    Натиснути кнопку ОК.

    Примітка: Підписи, використані в наказі, налаштовуються в штатному розписі для відповідної штатної позиції, наприклад, керівника та головного бухгалтера.

Далі проводиться створення операції. У реєстрі наказів курсор встановити на проект створеного наказу. Створюється операція по пункту меню Реєстр / Створити операцію або за комбінацією клавіш Shift + Insert.

У вікні Вибір типової операції вибрати відповідну наказу операцію та натиснути кнопку ОК.

Відкривається вікно створення операції. В одному з трьох полів за зручним для вас варіантом вибрати працівника, якому надається відпустка:

  • По Прізвищу Імені По-батькові (по трикутнику викликається довідник. Із довідника Вибір працівника виконується вибір працівника, якому надається відпустка і для збереження натиснути кнопку ОК).
  • По Номеру картки.
  • По Табельному №.
Примітка: Вибирається один реквізит, а два інших заповнюються автоматично.

Група даних Загальні відомості операції наказу заповнюються автоматично.

У групі Дані операції поля заповнюються по необхідності (інформація підтягується із довідників по трикутниках у кінці поля).

Для подальшого внесення інформації перейти на закладку Надання відпустки.

Створюється операція наказу одним із способів:

  • По кнопці Графік відпусток вибрати дані з графіка відпусток.
  • По кнопці Невикористані відпустки вибрати дані з балансу відпусток.

Існують 2 варіанти для виконання.

Перший варіант полягає в тому, що видаляються зайві рядки з видами відпусток, а вказуються дати початку та кінця або кількість днів безпосередньо в тому виді відпустки, яку працівник бажає використати.

Обрати необхідний рядок з відповідним видом і періодом відпустки та по клавіші F4 відкрити вікно де вказати:
  • Дату початку відпустки
  • Дату закінчення відпустки або Надати кількість днів відпустки, які працівник бажає використати (заповнюється один параметр, інший підтягується автоматично).
  • Для збереження натиснути кнопку ОК.

Необхідно видалити відпустки, які є зайвими для операції. Для цього:

  • Відмітити позначками вибрані для видалення рядки.
  • По контекстному пункту меню Видалити або по клавіші F8 виконати видалення позначених рядків.
  • Для збереження натиснути кнопку ОК.

Наказ сформований і знаходиться у статусі Проект. На закладці Операції відображається сформована операція Надання чергової відпустки.

Другий варіант– вказати дати початку та закінчення відпустки безпосередньо в загальному меню. Таким чином система автоматично відбирає вид відпустки найвіддаленішого періоду.

Перейти на закладку Невикористані відпустки. Необхідно в головному меню операції вказати:

  • Дату Початку відпустки.
  • Дату Закінчення відпустки

В реєстрі невикористаних відпусток відобразиться відпустка з найвіддаленішим періодом. Для збереження натиснути кнопку ОК.Наказ сформований і знаходиться у статусі Проект. На закладці Операції відображається сформована операція Надання чергової відпустки.

Щоб наказ виконав свою функцію, необхідно його провести. Для цього необхідно:

  • У реєстрі наказів курсор встановити на проект створеного наказу.
  • Для подальшої роботи по пункту меню Реєстр / Затвердити або комбінації клавіш Alt+F5 проводиться затвердження наказу.

На підтвердження в інформаційному вікні натиснути кнопку ОК.

У вікні Надання номеру наказу відбувається вибір номеру і дати наказу і для збереження натиснути ОК.

Примітка: У залежності від налаштування статус наказу може змінитися з Проекту на Затверджений. Далі виконується проведення наказу по пункту меню Реєстр / Провести або комбінації клавішAlt + P .

У реєстрі наказів, наказ змінив статус на Проведений.