Створення наказу Про відкликання з відрядження

Враховуючи те, що саме наказ про відрядження є підставою для відшкодування витрат на таке відрядження, у разі прийняття керівником рішення про відкликання працівника з відрядження також має бути видано відповідний наказ.

Чинне законодавство не регулює питання визначення випадків, за яких можливе відкликання працівника з відрядження. Вважається, що таке рішення ухвалюється керівником підприємства у кожному конкретному випадку виходячи із виробничої потреби (зокрема, у разі дострокового виконання працівником доручення по місцю відрядження, недоцільності подальшого здійснення доручення, для виконання якого працівника направлено у відрядження, тощо).

Створення наказу Про відкликання з відрядження проводиться в системі Облік персоналу / Облік кадрів у групі модулів Картотека в модулі Накази.

Для створення наказу необхідно зробити наступне, у вікні Реєстр наказів:

  • У полі Період обрати - Поточний місяць або весь рік.
  • У полі Статус обрати конкретний статус або Всі.
  • У полі Журнал обрати необхідний журнал. Якщо журналів в системі не створено, всі документи створюються в журналі Документи без журналу.
    Примітка: Вид журналу Всі журнали використовуються тільки для перегляду. Створювати накази в цьому журналі неможливо.
  • З лівої сторони вікна Реєстру наказів обрати вид наказу. (У нашому випадку це група Всі.)
  • Курсор встановити в табличну частину вікна.
  • По пункту меню Реєстр / Створити наказ або по клавіші Insertстворити наказ.
  • У вікні Вибір виду наказу вибрати необхідний наказ – Про відрядження та натиснути кнопку ОК.

Відкривається вікно Створення наказу. Заповнити необхідні реквізити шапки наказу:

  • Номер проекту.
  • Дата реєстрації.
  • Дата введення в дію.

Із довідника вибрати відповідного підписанта в полях (при відсутності налаштування дані поля можуть залишатися порожніми):

  • Внесено проект.
  • Погоджено.
  • Затверджено.

При необхідності для коректного відображення друкованих форм прописати:

  • Заголовок.
  • Преамбулу.
  • Підставу.

Натиснути кнопку ОК.

Примітка: Підписи, використані у наказі, налаштовуються у штатному розписі для відповідної штатної позиції, наприклад, директора і головного бухгалтера.

Далі проводиться створення операції. У реєстрі наказів курсор встановити на проект створеного наказу. Створюється операція по пункту меню Реєстр / Створити операцію або за комбінацією клавіш Shift + Insert.

У вікні Вибір типової операції вибрати відповідну наказу операцію у нашому випадку Відкликання з відрядження та натиснути кнопку ОК. Відкривається вікно створення операції.

В одному з трьох полів за зручним для вас варіантом вибрати працівника, який знаходиться у відрядженні:

  • По Прізвищу Імені По-батькові (викликається довідник. Із довідника Вибір працівника виконати вибір працівника, який відкликається із відрядження, та для збереження натиснути кнопку ОК).
  • По Номеру картки.
  • По Табельному №.
Примітка: Вибирається один реквізит, а два інших заповнюються автоматично.

Група Поточні дані працівника заповнюється автоматично.

Звертаємо увагу, що автоматично підтягнулися дати Початку та Закінчення відрядження відповідного співробітника.

Заповнити групу даних Дані операції:
  • По клавіші F3 вибрати із календаря або прописати вручну Дату відкликання із відрядження.
  • Прописати вручну або по клавіші F3 вибрати із календаря Дату закінчення відкликання із відрядження.
  • Кількість днів відрядження підтягнеться автоматично
  • При необхідності прописати Заголовок (по клавіші F3 або по трикутнику в кінці поля в довіднику прописати вручну або по кнопці Шаблон виконати відповідний вибір).
  • Вибрати відповідну Підставу відкликання із відрядження.

    Для збереження операції натиснути кнопку ОК.

Наказ сформований і знаходиться у статусі Проект.

На закладці Операції відображається сформована операція Відкликання з відрядження.

Щоб наказ виконав свою функцію, необхідно його провести. Для цього необхідно:

  • У реєстрі наказів курсор встановити на проект створеного наказу.
  • Для подальшої роботи по пункту меню Реєстр / Затвердити або комбінації клавіш Alt+F5 проводиться затвердження наказу.

У вікні Надання номеру наказу відбувається вибір номеру і дати наказу і для збереження натиснути кнопку ОК.

Примітка: У залежності від налаштування статус наказу може змінитися з Проекту зразу Затверджений. Далі виконується проведення наказу по пункту меню Реєстр / Провести або комбінації клавішAlt + P. На підтвердження натиснути кнопку ОК. .

У реєстрі наказів статус наказу змінюється на Проведений.

Відповідно, після проведення наказу, в Особовій картці працівника відбулися зміни.

У пункті Відрядження відобразилася інформація згідно сформованого та проведеного наказу Про відкликання з відрядження співробітника підприємства.