Архівна картотека
У процесі обліку картотека ТМЦ швидко розширюється. При кожному новому надходженні з’являються нові картки, в той час, як все більша кількість карток, належних до більш ранніх постачань, містять нульовий залишок. Особливо, «розростання» картотеки буде проявлятися при гуртовому обліку або при обліковій політиці за собівартістю кожної одиниці. Попри те, що такі картки ускладнюють пошук потрібних позицій, видаляти їх не можна, оскільки з ними пов’язані документи руху. Відсутність карток привела б до неможливості коригування пов’язаних з ними документів, розрахунку собівартості й отримання коректної звітності за минулі періоди. Тому, для карток, які втратили на поточний момент актуальність, в Комплексі передбачена архівна картотека.
У будь-який момент виконується переведення неактуальної картки в архівну картотеку Архів, виключивши її, таким чином, з поточної картотеки Активні. Переміщення картки в архів впливає тільки на її видимість при роботі з картотекою або формуванні видаткових документів. При формуванні ж звітності залишок або рух по картці буде показаний незалежно від того, чи знаходиться вона в поточній або архівній картотеці. При необхідності картка може бути повернута в поточну картотеку.
Для переведення карток в архів в реєстрі Картотека складського обліку відмічаються потрібні позиції та по пункту меню Реєстр / Відправити до архіву переводяться у відповідну картотеку.
Перемикання між видами карток виконується по пункту меню Вид / Список карток (Активні, Архів, Всі картки). Для повернення картки з архіву, при роботі з архівною картотекою, вона відмічається і по пункту меню Реєстр / Відкликати з архіву повертається в поточну картотеку.
Як правило, в архів відправляють картки з нульовим залишком. Для автоматизації цієї операції, фільтруються картки з нульовим залишком, встановивши в умови фільтра в поле Кількість значення, наприклад, Дорівнює 0. Потім виконується груповий параметр всіх карток, які потрапили в умову фільтра, по пункту меню Правка / Відмітити все. По пункту меню Реєстр / Відправити до архіву завершиться операція архівування групи карток з нульовим залишком.
Дані в реєстрі картотеки доступні для пошуку, сортування та фільтрування (див. розділ Пошук, сортування, фільтр в Комплексі).
При обліковій політиці по собівартості кожної одиниці кількість карток з однієї номенклатурою та однаковими характеристиками буде рости при зміні ціни постачання. Системою передбачена можливість об’єднання карток однієї номенклатури, наприклад, при зміні облікової політики для даного артикулу.
Можливість об’єднання карток складського обліку доступна тільки адміністратору в режимі одного, тобто щоб об’єднати картки, необхідно увійти під користувачем adm і по пункту меню Реєстр / Перейти в одного користувача режим, після чого в меню Реєстр стає доступним пункт Об’єднати картки.
Для об’єднання карток необхідно відмітити потрібні картки по клавіші Пробіл або за допомогою лівої клавіші миші. При цьому зазначені картки переносяться в ту картку, де стоїть курсор, тобто інші успадковують характеристики головної картки.
