Структурні підрозділи

Довідник Структурні підрозділи призначений для введення списку підрозділів і введення інформації про ці підрозділи.

Заповнення довідника може проводиться в самому довіднику (якщо не експлуатується підсистема Облік кадрів) або при формуванні штатного розкладу. При формуванні довідника в штатному розкладі в самому довіднику вносити зміни не можна.

Комплекс підтримує ієрархічну структуру довідника підрозділів. В якості підрозділів виступають будь-які адміністративні одиниці організацій і підприємств.

Ієрархічна будова довідника визначається позиційним кодом записів. Згідно з позицією меню Реєстр / Визначення структури коду встановлюється ієрархічна структура довідника, наприклад, ХХ ХХ ХХ ХХ ХХ – структура 5 рівнів, в кожному рівні код двозначний.

Визначення структури коду

Структура коду може бути задана також в модулі Штатний розпис, при створенні проекту. В створеному проекті штатного розпису обрати пункт меню Реєстр / Визначення структури кодів підрозділів.

Зміна структури коду. Існує можливість в проекті штатного розкладу, який створений на підставі чинного штатного розпису, змінювати структуру, зменшуючи кількість рівнів підрозділів. Наприклад, використовувалася чотирьохрівнева структура ХХ ХХ ХХ ХХ, яку необхідно зменшити до трирівневої ХХ ХХ ХХ. При цьому встановлено контроль на наявність підрозділів тих рівнів, що видаляються, і програма проінформує протоколом про такі підрозділи. Підрозділи будуть видалятися. Користувач може скасувати дію зміни структури і перевести підрозділи на інший рівень, якщо вони не повинні бути видалені.

Після визначення структури коду проводиться заповнення даних по конкретним підрозділам.

Створення структурного підрозділу. Вкладка Загальні

На вкладці Загальні заповнюються такі поля:

Код – унікальний в межах довідника;
Локальний код – неунікальний в межах довідника;
Дата початку дії – дата створення довідника;
Коротке найменування – довільна назва підрозділу.
Найменування – повна назва підрозділу.
Тип організаційної одиниці – вибрати з переліку типів за допомогою клавіші F3, які задані в модулі Типи організаційних одиниць. В оперативному режимі можна створити типи підрозділів по пункту меню Реєстр / Довідник типів підрозділів або по комбінації клавіш Ctrl + Y.
Функції організаційної одиниці – створюються записи про функції підрозділу. Зазначається код функції, найменування, основна і додаткові функції.
Напрям діяльності – обирається напрямок діяльності структурного підрозділу з довідника Напрямів діяльності за допомогою клавіші F3.
Структурна одиниця (надалі СО) – обирається з довідника Структурні одиниці за допомогою клавіші F3, при використанні централізованого обліку. Або автоматично присвоюється, якщо адміністратор працює в конкретній СО. Поле заповнюється, якщо даний підрозділ не відноситься до поточної структурної одиниці. В нецентралізованих базах також можливе використання СО. Встановлене для підрозділу СО наслідується для всіх його підлеглих підрозділів. Якщо в довіднику вручну проставити/змінити СО підрозділу, то такий підрозділ буде відображено жирним шрифтом на нецентралізованій базі.
Тип територіально віддаленого підрозділу – обирається з довідника за допомогою клавіші F3.
Група – обирається з довідника за допомогою клавіші F3.
Контрагент – вибір контрагента з довідника (відображається код і найменування контрагента).
Код за класифікатором – вибирається з довідника за допомогою клавіші F3.
Керівник – обирається співробітник з довідника Список працівників по клавіші F3 безпосередньо з поля Табельний №. Поле П.І.Б. при цьому заповнюється автоматично. При необхідності зазначається Телефон керівника. Даний розділ носить довідковий характер, поля не є обов'язковими для заповнення.
Коментар – текстове поле.

На вкладці Найменування заповнюється повне найменування в родовому, давальному, знахідному відмінках і найменування іноземною мовою. Ця інформація використовується при формуванні звітів. Для автоматичного заповнення відмінків в картці підприємства має бути вказана мова діловодства (наприклад, українська) та параметр Автовідмінювання.